Responsable de gestion administrative h/f

Description du poste

Le/la Responsable de Gestion Administrative (RGA) fait partie des équipes de direction de la DPI et du DRN. Il/elle est le représentant(e) administratif(ve) de ces deux directions, et, aux côtés de ses directeurs fonctionnels, est un interlocuteur privilégié pour les professionnels du CHU.

Sous la responsabilité hiérarchique des directeurs de la DPI et du DRN, leRGA s’assure du respect de la réglementation, en particulier les règles de la commande publique. Il assure également la supervision des affaires générales, des ressources humaines, le suivi de la passation et de l’exécution des marchés et de l’analyse de gestion financière.

La Direction du Patrimoine et Infrastructures (près de 300 professionnels) fait partie d’un grand ensemble, la Direction des Ressources Physiques (plus de 1000 personnels) qui comprend également la Direction des Equipements, la Direction des Achats, la Direction des Prestations Hôtelières et Logistiques.

La DRP a un rôle de coordination des différentes Directions sur la gestion de projets d’ampleur ainsi que sur une démarche qualité commune, un volet communication à l’attention des usagers et prescripteurs et sur la partie suivie budgétaire et financier.

Rattachée à la Direction Générale du CHU, la Direction des Ressources Numériques est une direction support à la dimension territoriale (GHT).

Elle est composée de 115 agents et est placée sous la responsabilité du directeur RN, assisté :

1. d’un directeur adjoint chargé de la direction des projets, du pilotage de l’ensemble des projets et du système décisionnel
2. d’une directrice adjointe chargée de la gestion opérationnelle en charge de la gestion de la relation utilisateur, la gestion du portefeuille applicatif et la gestion des infrastructures ;
3. d’une cellule « conformité numérique » constituée du DPO et du RSSI

Les missions principales comportent :

4. Un volet Affaires Générales : Gérer les conventions d’occupation des locaux du domaine public du CHU. Suivre et mettre à jour le tableau de suivi des conventions, s’assurer du renouvellement des conventions dans les délais, veiller au règlement des titres de recettes… Suivre le contrat d’assurance dommage aux biens et gérer les demandes de remboursements. Assurer la communication interne et externe des 2 Directions (InfoLettre, rapport activité, information sur les pannes, dysfonctionnements). Piloter la démarche qualité, gestion des risques (plan secours et de crise, gestion des événements indésirables au quotidien…). Le RGA est amené à participer et à animer des réunions variées (élaboration de diaporamas, suivi de plan d’actions, rédaction de notes…)
5. Un volet Ressources Humaines : Suivre les dépenses de titre 1 des directions fonctionnelles, animer une politique de gestion prévisionnelle des métiers et des compétences (piloter la campagne des entretiens annuels, piloter le plan de formation, préparation aux concours, animer une politique attractivité / fidélisation…)
6. Un volet suivi et exécution des marchés de la Direction : en collaboration étroite avec la Direction des Achats et les experts techniques, contribuer à l’anticipation, à la bonne élaboration des marchés et à leur suivi, exécution, évaluation (en amont de la passation, pendant et après). Participer à la montée en compétences des interlocuteurs techniques. Formaliser et suivre les tableaux de bord des marchés (intéressement, pénalités, OS, avenants…)
7. La contribution au pilotage, à l’analyse et à la coordination : élaborer et utiliser des tableaux de bord avec le principaux indicateurs métiers, réaliser des études et des notes, centraliser les données transmettre les informations aux équipes, s’assurer de la mise en œuvre et de l’harmonisation des procédures, assurer la coordination avec les partenaires externes et internes du CHU
8. Le suivi budgétaire (exploitation et investissement)
9. Veiller à la qualité, la sincérité et l’exhaustivité des données budgétaires et comptables ;
10. Contrôler l’exécution des budgets, le respect des délais et calendriers pour les différentes procédures dont il a la responsabilité ;
11. Assurer en lien avec la Cellule Budgétaire et Comptable du DRP, et la DAF un suivi budgétaire des situations mensuelles des travaux et opérations immobilières… ;
12. Préparer l’EPRD (Etat Prévisionnel des Recettes et des Dépenses) en analysant et consolidant les prévisions élaborées par les Coordonnateurs de Secteurs. En assurer le suivi et préparer les conférences budgétaires ;
13. Élaborer et suivre l’exécution du P.P.I en lien avec les responsables de domaine et les différentes directions du DRN ;
14. Assurer la coordination nécessaire avec les partenaires internes ou externes (CIBC, DAF, recette des finances…) et avec les cadres de la DPI ;
15. Assurer l’exhaustivité de la facturation pour les prestations réalisées pour des tiers ;
16. Préparer et consolider le cas échéant les dossiers de subvention

Profil recherché

17. Bac +4/+5 en gestion des administrations publiques / droit public / droit immobilier / ressources humaines.
18. De bonnes connaissances en droit de l’immobilier public, commande publique, droit administratif sont un atout
19. Connaissances en gestion des Ressources Humaines
20. Connaissances financières et suivi comptable
21. Connaissance du milieu hospitalier
22. Bonne capacité rédactionnelle et utilisation des outils informatiques standards
23. Analyser des données, des tableaux de bord et justifier des résultats relatifs aux activités de son domaine
24. Concevoir, formaliser et adapter des procédures relatives à son domaine de compétence
25. Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d’activité professionnelle
26. Bonne qualité d'analyse et de compréhension des dossiers techniques et complexes,
27. Rigueur et sens de l’organisation,
28. Capacité d’écoute et d’échange, travail en équipe
29. Identifier et analyser les risques, savoir faire preuve de pédagogie
30. Réactivité et agilité dans ses pratiques professionnelles
31. Autonome et prises d’initiative
32. Savoir rendre compte et alerter