Assistant opérationnel f/h h/f

Description de la mission

Dans le cadre dun remplacement au sein de la direction « Aménagement et assistances aux collectivités », vous intégrez et complétez une équipe de 12 personnes composée dun Directeur Aménagement, de 8 chargé(e)s dopérations et de 3 assistant(e)s opérationnel(l)es.

Vous assisterez les chargé(e)s dopérations et interviendrez notamment dans la gestion et le suivi administratif et financier de toutes les phases des opérations suivies par le service : concessions daménagement et renouvellement urbain sur patrimoine de loffice, mandats pour la construction déquipements publics. A ce titre, vous assurerez les missions suivantes :

1- Le suivi administratif des opérations (gestion des contrats avec les tiers), depuis la consultation jusqu'à la réception et période de parfait achèvement (le cas échéant) :

constituer les dossiers de lancement et gestion des consultations en fonction de la réglementation en vigueur et des règles propres à la structure,

préparer les pièces nécessaires à ces consultations en partenariat avec le-la chargé(e) d'Opérations,

préparer les pièces marchés en partenariat avec le-la chargé(e) d'Opérations,

analyser les candidatures et les offres en partenariat avec le-la chargé(e) d'Opérations,

contrôler et suivre les marchés (GO7 et Excel),

contrôler les situations de travaux et d'honoraires en collaboration avec le-la chargé(e) d'Opérations et les mises en règlement,

assurer un suivi des règlements,

établir et suivre les échéances relatives à chaque dossier,

suivre le dossier d'assurance, de son établissement jusqu'au transfert et quitus,

suivre les états de solde, quitus, mains levées bancaires et dossiers de clôture.

2- Le secrétariat classique des chargé(e)s d'opérations :

assurer les relations téléphoniques et électroniques,

saisir et/ou rédiger les documents, prendre des notes

traiter le courrier entrant et sortant,

organiser et traiter le classement,

organiser les réunions,

archiver les dossiers selon la méthode définie.

3- Une fonction d'alerte et d'interface :

s'informer et faire le point sur l'état d'avancement des opérations,

préparer et éditer les documents nécessaires dans le suivi des dossiers,

effectuer les relances nécessaires en interne ou en externe (échéances, informations à compléter),

assurer à la demande des chargé(e)s d'opérations, les contacts avec les tiers (Maître d'œuvre, collectivités locales, administrations, clients futurs),

assurer le relais entre les différents intervenants extérieurs et les chargé(e)s d'opération.

Profil

De formation Bac (idéalement BTS, DUT) gestion, finances et/ou juridique, vous justifiez dune première expérience professionnelle en administration et secrétariat dans le milieu du BTP/Immobilier/Architecte ou a minima dun stage de plusieurs mois vous ayant donné envie dexercer dans ce domaine dactivité. Les candidatures présentant un profil plus expérimenté seront également étudiées avec intérêt.

Rigoureux(se) et organisé(e), vous appréciez le travail en équipe et assurez un reporting régulier sur votre activité. Vous connaissez la règlementation des marchés publics et leurs procédures, les logiciels de gestion (GO7) et vous maîtrisez les outils informatiques (traitement de texte et tableurs).
Vos bonnes qualités relationnelles, votre discrétion et votre motivation sont indispensables pour établir un partenariat constructif avec de nombreux interlocuteurs externes et internes.

Rémunération selon expérience (statut technicien/maîtrise)

CANDIDATURES :

Adresser lettre de motivation et CV à :

M. le Directeur Général,

MORBIHAN HABITAT

Direction des Ressources Humaines

6 avenue Edgar Degas CS - VANNES,

pour le 10/09/ par mail à :

Renseignements à la D.R.H au 02.97.43.82.00

Fourchette de salaire

25-30 k