Coordonne, gère et contrôle l'ensemble des procédures de gestion administrative du personnel dans le cadre des règles statutaires. Le responsable SIRH analyse les besoins fonctionnels des clients des services ressources humaines (internes ou externes) afin de proposer une solution adaptée. Il, elle suit l’avancement des projets, accompagne les utilisateurs et implémente les évolutions nécessaires.
MISSIONS :
M1 : Gestion des carrières :
- Proposer et mettre en œuvre des dispositifs de déroulement de carrière, dans le respect des règles statutaires et des normes juridiques
- Contrôler l'application des statuts et des procédures internes de fonctionnement
- Concevoir et contrôler les actes administratifs (positions administratives, promotions, cessations de fonction, contrats, retraites, etc.)
- Élaborer des actes administratifs complexes
- Piloter et mettre en œuvre les procédures collectives (notation, évaluation) liées à la carrière
- Assurer le conseil et sécuriser les pratiques auprès des services
- Préparer les éléments nécessaires à l'argumentation des dossiers de contentieux du personnel
- Organiser la constitution, la mise à jour, l'archivage et la consultation des dossiers individuels des agents
M2 : Gestion administrative du temps de travail :
- Organiser, sécuriser et adapter les dispositions relatives au temps de travail
- Définir les indicateurs de suivi de l'absentéisme et analyser les résultats
- Assurer un conseil auprès des services en matière d'organisation du temps de travail
M3 : Organisation et suivi des commissions administratives paritaires :
- Préparer les dossiers pour les soumettre à l'avis des CAP et en assurer le secrétariat (rédiger les procès-verbaux et retours d'avis)
- Dresser les tableaux d'avancement et les listes d'aptitude pour la promotion interne
- Coordonner l'organisation des séances
M4 : Gestion de la procédure disciplinaire
- Renseigner les services sur la procédure disciplinaire
- Organiser la procédure contradictoire et veiller au respect des droits de la défense
- Préparer les dossiers pour le conseil de discipline et en assurer le secrétariat
- Contrôler les actes administratifs portant sanction à l'issue de la procédure
M5 : Analyse des besoins de la collectivité en termes de SIRH :
- Importer des données et collecter les informations nécessaires pour une configuration idéale du logiciel.
- Réaliser une analyse fonctionnelle des besoins des services (paie, recrutement, gestion de carrière, formation…).
- Rédiger le cahier de fonctionnalité attendu.
- Rédiger les spécifications fonctionnelles.
- Accompagner les clients dans la définition de leur schéma directeur SIRH.
M6 : Pilotage des projets d’implémentation :
- Piloter les projets jusqu’à la mise en production, en priorisant l’implémentation des différents modules.
- Assurer la communication avec les acteurs du projet (services RH et équipes informatiques), informer sur leur état d’avancement.
- Établir les reportings liés à son activité.
- Suivre la recette technique et fonctionnelle.
- Gérer la livraison de la commande et le suivi du planning.
M7 : Suivi des outils, implémentation des évolutions :
- Réaliser le paramétrage de l’application et des outils d’informatique décisionnelle permettant l’extraction des données pour les déclarations obligatoires et l’alimentation de la BDES (base de données économiques et sociales).
- Collecter et formaliser des règles de métier.
- Assurer la maintenance en conditions opérationnelles.
- Assurer la réalisation et la livraison des interfaces.
- Définir les éventuels patches de mises à jour automatiques suite aux évolutions réglementaires et/ou fiscales des éléments liés à la paie.
- Centraliser les incidents, assurer un suivi de leur traitement et effectuer les relances nécessaires.
- Apporter des solutions d’optimisation de l’outil (automatisation, fiabilisation…).
- Personnaliser le logiciel aux besoins des clients et/ou spécificités de l’entreprise.
- Mettre en place des interfaces entre les solutions avec relation des tables de correspondances.
- Réaliser les tests de conformité.
M8 : Accompagnement des utilisateurs, des services et des Directions :
- Former les nouveaux utilisateurs à l’application.
- Créer un support client pour faire face à des problèmes d’utilisation.
- Assurer le support aux équipes durant les phases d’audit et de développement de l’outil.
- Assurer le suivi et les réponses aux remontées clients.
- Conseiller et former les services (transfert de compétences).
- Prendre en charge le support téléphonique, les reprises de données et la rédaction de documentation.
- S’assurer de la satisfaction des clients.
- Politique de la collectivité en matière de ressources humaines
- Orientations de la collectivité en matière de gestion du temps de travail
- Méthodes d'élaboration de tableaux de bord
- Partenaires en matière de gestion des retraites (CNRACL, régime général, Ircantec, etc.)
- Organisation de la collectivité ou de l'établissement public
- Instances, processus et circuits de décision de la collectivité
- Suivi de projet
- Esprit de synthèse
- Capacités rédactionnelles
- Esprit d’analyse
- Sens de l’écoute et de la communication
- Statut de la fonction publique
- Textes réglementaires relatifs à la gestion du temps de travail et des absences
- Enjeux de l'absentéisme au sein de la collectivité
- Fonctionnement du contrôle de légalité
- Culture de la collectivité en matière de discipline
- SIRH module carrière/paie
- Logiciel informatique de gestion du temps
- Cadre réglementaire en matière de gestion des retraites
- Droit syndical
- Code du travail - Code de la Fonction Publique
- Règles relatives à l'accès aux documents administratifs et à la tenue des dossiers individuels
- Notions fondamentales de la GRH (postes, emplois, métiers, fonctions, etc.)
- Politique salariale de la collectivité
- Cadre juridique disciplinaire
- Taux et assiettes des cotisations et contributions sociales
- Réglementation portant sur la protection sociale
- Statut de l'élu ou l'élue local (indemnité et imposition)
- Cadre réglementaire concernant les CAP
- Structures et fonctionnement syndical au niveau local
- Maîtrise des outils et des progiciels SIRH (ERP de type HR Access, PeopleNet, SAP, Workday, Talentsoft, etc.)
- Connaissance et compréhension des processus RH
- Connaissance de l’environnement paie
- Maîtrise des outils bureautiques
- Connaissance d’un outil de gestion et de suivi de projet (PMO [Projet Management Office])
- Maîtrise de l’organisation et de la conduite de réunions
- Maîtrise de l’expression de besoins
- Bonne connaissance de la méthodologie et des outils de tests fonctionnels
- La maîtrise de l’anglais peut être nécessaire pour certains postes
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