Chargé(e) de gestion des habilitations à diriger des recherches (hdr) (h/f)

REJOINDRE UNIVERSITE PARIS CITEAncrée au cœur de la capitale, l’Université Paris Cité est une université de recherche intensive, omni disciplinaire, labélisée IdEx, avec une forte dimension professionnalisante. Elle se positionne au meilleur niveau international pour le rayonnement et l’originalité de sa recherche, la diversité et l’attractivité de ses parcours de formation, sa capacité d’innovation et sa participation active à la construction de l’espace européen de la recherche et de la formation. Université à impact positif pour la société, l’Université Paris Cité a fait de la « santé planétaire » sa signature : « des êtres humains en bonne santé, au sein de sociétés en bonne santé, sur une planète en bonne santé ».Lauréate de nombreux appels à projet d’investissements d’avenir (PIA), l’Université Paris Cité s’appuie sur les compétences et l’engagement de l’ensemble de ses communautés académiques, administratives et techniques, et sur le dynamisme de sa communauté étudiante, pour développer des projets de recherche et de formation à forte valeur ajoutée, et former les citoyennes et les citoyens de demain, dans un monde en transition.L’Université Paris Cité comprend trois Facultés (de Santé, des Sciences, et Sociétés & Humanités), auxquelles sont rattachées 24 composantes et 110 unités de recherche, et intègre un établissement composante, l’Institut de physique du globe de Paris (IPGP), et un organisme de recherche associé, l’Institut Pasteur. Elle compte plus de 63 000 étudiants, 4 773 enseignants et enseignants-chercheurs ainsi que 2 767 personnels administratifs et techniques.Forte de la grande diversité et de l’excellence de ses domaines disciplinaires alliant les sciences formelles, naturelles et expérimentales, les sciences humaines et sociales, et la santé, l’université Paris Cité a fait de l’interdisciplinarité un marqueur essentiel de son identité et de sa signature « santé planétaire ».Dans une démarche d’amélioration continue au service de son projet d’établissement, l’Université Paris Cité se dote de schémas directeurs et de plans d’action pour asseoir sa responsabilité sociétale et environnementale, et notamment s’engager pour les égalités et lutter contre toute forme de discrimination et de violence, agir pour la qualité de vie au travail et la transition écologique, et renforcer l’expérience étudiante.Rejoindre l’Université Paris Cité, c’est faire le choix de l’exigence et de l’engagement au service de valeurs fortes : celles du service public, de la rigueur scientifique et intellectuelle, de l’innovation, du dialogue, de l’ouverture aux autres et au monde.RESUME DU POSTELa cellule HDR met en œuvre et veille à l’application de la procédure HDR dans le cadre de la politique d’Université de Paris en lien avec le directeur du collège des écoles doctorales et le vice-président recherche d’UP. Elle organise et coordonne le traitement et le suivi des candidatures à l'Habilitation à Diriger des Recherches UP Cité, de l'acte de candidature à la délivrance du diplôme. Elle organise et participe à la commission HDR en santéPRESENTATION DE LA DIRECTION/STRUCTURE D'ACCUEIL DU POSTE La Direction de la Recherche, Innovation, Valorisation et Ecoles doctorales (DRIVE) assure le pilotage de la gestion administrative de la recherche. Elle accompagne la mise en œuvre de la politique de recherche de l’université. Elle propose des services d’appui aux unités de recherche et à leurs chercheurs, Elle coordonne notamment les actions de pilotage stratégique de la recherche, l’innovation et le transfert des connaissances, les actions liées aux financements et aux appels à projets relatifs à la Recherche. DESCRIPTIF DES ACTIVITES Gestion des demandes d'HDR UP Cité : Traiter des informations et des dossiers d’ordre administratif et en vérifier la conformité : superviser les inscriptions administratives, l'organisation des soutenances (conformité des jurys et des diplômes) Sélectionner et diffuser de l’information et répondre aux demandes d’informations en interne et en externe : apporter des réponses/solutions aux UFR, aux Facultés, candidats et aux experts sollicités Suivre les dossiers administratifs des candidats des 3 FacultésTransmission des décisions HDR émises par les instances aux candidats UP CitéTransmettre aux doyens facultaires : o les attestations de réussite o les autorisations de présentation des travaux HDRGestion du courrier électronique via l'alias de messagerie concernant les HDRFaire appliquer la réglementation et les procédures relatives aux demandes d’inscriptions à l’HDR, et s’assurer du respect des délaisConcevoir des tableaux de bord - Tenue d'un journal de bord/statistiques des candidatures à l'HDR évaluées et soutenuesRédiger un bilan d'activité annuelElaborer divers documents (procédure soutenance en visioconférence, délégation de signature, fiche d’inscription administrative, autorisation de présentation des travaux, Procès-verbal de soutenance etc...)Suivre l'évolution de la réglementation dans le domaine de l’HDRAméliorer les procédures de gestion et de suivi des candidats à l’HDR Mise à jour du site web de la page dédiée aux HDRGestion des HDR de la Faculté Santé : Assurer la gestion et le suivi des candidatures à l'HDR de la Faculté SantéTransmettre les dossiers dématérialisés aux experts (rapporteurs) en santéRecherche d'experts scientifiques dans la thématique de recherche du candidat à l’HDR SantéAssurer l'interface avec les rapporteurs sollicités Participer à la Commission HDR Santé et élaborer les compte-rendu de commissionPROFIL RECHERCHE Connaissances : Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de la recherche et de l’université :Connaissance de la réglementation et des procédures du domaine de l’HDR.Elaborer et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative Elaborer des documents divers (notes d’information, documents de synthèse), les reproduire et les diffuserSuivre les dossiers administratifsGérer la confidentialité des informations et des donnéesTechniques de communication orale et écriteUtiliser et maîtriser les outils bureautiquesConduire un projetElaborer des choix, planifier les actions, estimer les besoins en moyens pour son équipeConduire des négociations dans un cadre prédéfiniExpliquer et faire appliquer les textes réglementaires dans le contexte de la structure.Contribuer à la définition des indicateurs pour le suivi et l'analyse des résultatsExploiter les systèmes d'information et les outils bureautiquesConnaissance générale des principes de la communicationSavoir-faire - Compétences opérationnelles :Savoir-faire:Rechercher les experts scientifiques dans la thématique du candidatAnalyser et gérer les demandes d’informationMettre en œuvre et faire respecter les procédures et les règles relatives à la complétude du dossier de candidature et à l’inscription administrative des candidats à l’HDREvaluer et hiérarchiser les besoins des candidats et leur apporter des réponses spécifiques et adaptéesRendre compte de l’état d’avancement des dossiers et alerter au besoinFaire preuve de pédagogieRéaliser des synthèsesRédiger des courriers, des rapports et divers documentsProcédure des HDR sur arrêté ministérielSavoir coordonner, animer un réseau et conduire des projetsSavoir rendre compte de son activité/alerter sa hiérarchieSavoir travailler en équipe Pratique et maîtrise des logiciels suivants :APOGÉE : Application pour l'organisation et la gestion des enseignements et des étudiants Outils bureautiques Word, Excel, Power Point, Adobe Reader Pro, Logiciel Nextcloud Portail ENT ou intranet Messagerie Outlook Google DRIVESavoir être – Compétences comportementales :Rigueur et sens de l'organisationSens relationnel Réactivité Capacité à anticiper les échéances et respecter un calendrier de travail Sens de la confidentialitéÊtre force de propositionÊtre autonomeSe rendre disponibleEncadrement : nonNiveau de diplôme souhaité (le cas échéant) :Niveau IV - Baccalauréat ou diplôme équivalent