Secrétaire d'accueil et socioéducatif (h/f)

[44451] CDEF - Loire-Atlantique
Missions générales :
Le ou la professionnelle aura la charge de l'accueil et de l'orientation des visiteurs. Il est également en responsabilité des appels téléphoniques et des transferts vers le service concerné.
Le ou la professionnelle pourra assurer les démarches administratives pour le suivi éducatif de l'ensemble des jeunes accueillis. Le secrétaire d'accueil et socio-éducatif travaille en étroite collaboration avec l'ensemble des équipes : chefs de service, équipes éducatives, service santé, services administratifs et logistiques, etc. Il est régulièrement en lien avec les partenaires de l'établissement.
Contenu du poste et activités :
Placé sous la hiérarchie du directeur qualité, vos principales missions seront :
1. Le/la secrétaire socioéducative participe à l'accueil des visiteurs, ainsi que de la gestion des appels téléphoniques et des tâches administratives liées à l'accueil :
-Accueillir et orienter les visiteurs, notamment les familles.
-Répondre aux appels téléphoniques et les transférer aux services concernés.
-Fournir des informations générales sur l'établissement et ses services.
-Gérer les rendez-vous et les inscriptions.
-Assurer la gestion de l'espace d'accueil (affichage, documentation).
-Collaborer avec les différents services de l'établissement pour assurer une prise en charge optimale des visiteurs.
-Gestion des clés et badges du personnel.
-Gestion des réservations des salles de réunions
-Gestion des cartes professionnels
-Gestion de la diffusion des tickets restaurants
2 Participer au fonctionnement du secrétariat socioéducatif :
-Concevoir et rédiger des documents relatifs au secrétariat administratif (rédaction courriers, rapports, comptes-rendus, synthèses, etc.)
-Gérer et coordonner administrativement les dossiers des enfants,
-Gérer, et coordonner la programmation d'activités liées à la prise en charge des enfants (planning utilisation salle de visite, gestion planning salles)
-Traiter des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
-Maîtrise et utilisation des nouveaux outils du CDEF dans la cadre du DUI (dossier d'usager informatisé) et dans l'avenir du GED (Gestion électronique de documents)
Description du profil recherché:
Savoir requis :
-Maîtriser les outils informatiques,
-S'exprimer avec professionnalisme.
Savoir-faire requis :
-Priorisation des tâches selon l'urgence et l'importance,
-Sens de l'organisation,
-Esprit de synthèse,
-Adaptation au travail en équipe pluridisciplinaire,
-Accueil, accompagnement et orientation des personnes, des publics,
-Identification des informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel.
-Excellentes compétences en communication et en relation interpersonnelle.
-Capacité à gérer des situations stressantes et à résoudre des conflits.
-Connaissance des outils bureautiques et des logiciels de gestion.
Savoir-être requis :
-Discrétion et respect du secret professionnel,
-Rigueur,
-Bonne humeur et participation à la dynamique d'équipe,
-Empathie et écoute active.
-Patience et bienveillance.
-Capacité d'adaptation et flexibilité.
Horaires : Horaires normaux
Période de la journée : Jour

Experience: Expérience exigée