Chargé(e) de coordination logistique des manifestations exceptionnelles

À propos de nous

L’université de Caen Normandie (UNICAEN) est un acteur majeur et un moteur de développement de l’enseignement supérieur et de la recherche en Normandie. UNICAEN est membre de la communauté d’universités et d’établissements Normandie Université.

Pluridisciplinaire, elle accueille plus de 33 000 étudiants au sein de 12 composantes (UFR, écoles, instituts). Elle propose des diplômes reconnus et contrôlés par l’État et transférables dans de nombreux pays européens grâce au système Licence-master-doctorat (LMD).

Mission

Positionnement hiérarchique : Sous l'autorité du responsable du pôle logistique de la direction du patrimoine et de la logistique, et en lien avec les différents services intervenant sur l’événementiel (DPL, DP, DAJI, DRP, Dircom).

Missions

De nombreuses manifestations se déroulent au sein de l’université, portées par des personnels ou usagers et parfois par des organismes extérieurs.

Il convient de renforcer la coordination logistique des manifestations exceptionnelles (MANEX) pour mieux connaître la typologie d’événements organisés, évaluer les besoins et conditions d’accompagnement, et optimiser les recettes liées à cette activité tout en confortant une politique de valorisation viable.

Rattaché à la direction du patrimoine et de la logistique au sein du pôle logistique, le chargé ou la chargée de coordination logistique des manifestations exceptionnelles gérera l’ensemble des dossiers de demandes d’événements exceptionnels en s’assurant de la complétude du dossier, en vérifiant la disponibilité des espaces et des équipes d’appui, en faisant la gestion administrative et financière des demandes, et en présentant les dossiers à l’instance de coordination qui validera les demandes. Il ou elle sera en charge d’élaborer un tableau de bord pour analyser l’activité liée aux MANEX et conforter les circuits de prise en charge des dossiers. Une analyse rapide de pertinence de chaque demande (impact sur l’image de l’établissement / cohérence avec les missions de service public / conformité aux règles de déontologie et de mise en concurrence...) devra être présentée à chaque instance de coordination pour les demandes externes.

Le Ou La Chargé(e) De Coordination Devra

1. S’assurer de la complétude du dossier de demande de réservation et accompagner les porteurs pour le compléter;
2. Établir les devis et les documents contractuels et s’assurer de leur suivi (circuit de signature, fourniture des pièces administratives, suivi des recettes);
3. Coordonner les différents services pour vérifier la faisabilité de la manifestation :
* Disponibilité des espaces
* Disponibilité d’équipes d’appui logistique
* Moyens audiovisuels
* Signalétique
* Communication
* Sécurité et prévention
1. Assurer la coordination entre l’université et les porteurs / organisateurs dans le cas des locations, en centralisant les besoins logistiques et/ou audiovisuels imprévus;
2. Élaborer un tableau de suivi permettant d’évaluer l’activité et les besoins associés;
3. Faire des propositions d’amélioration des circuits d’instruction des dossiers.

Conditions Particulières D'exercice

Disponibilité même en dehors des horaires habituels de travail (Week-End) lors des manifestations exceptionnelles.

Profil

Catégorie d'emploi : A

Compétences Attendues

Connaissance

Sécurité des ERP, Organisation d'évènements, Rédaction de contrats. La maîtrise de l'anglais est un plus.

Savoir-faire

Élaborer, piloter un budget; Recueillir le besoin; Négocier; Planifier les tâches nécessaires à la réalisation d’un événement; Établir des tableaux de bord.

Savoir être

Travailler en équipe; Aisance relationnelle et sens de la diplomatie; Rigueur et organisation; Disponibilité et réactivité; Capacité à travailler dans des délais contraints; Sens du service; Force de proposition et de conviction; Capacité à travailler sur plusieurs projets en parallèle.

Conditions De Recrutement

Recrutement sur contrat de projet, à temps complet, ouvert uniquement aux contractuels (CDD). Rémunération statutaire et appréciée en fonction de l’expérience professionnelle. A compétences égales, priorité aux travailleurs handicapés et autres bénéficiaires de l’obligation d’emploi.

Poste à pourvoir : du 01/04/2025 au 31/12/2026

Date limite de candidature : Avant le 11/03/2025

Référence de l'offre : bker8loaxt #J-18808-Ljbffr