Gestionnaire d'école doctorale f/h

Fonctions : Gestionnaire d’école doctorale
Emploi-type : J4C42 technicien en gestion administrative
Catégorie : B
Corps : TECH
BAP : J

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans)

Mission:
Sous l’autorité de la directrice ou du directeur de l’école doctorale, le/la gestionnaire d’école doctorale assiste la direction de l’école doctorale. Il/elle contribue à la réalisation des missions de l’école doctorale (ED) : recruter, accueillir, former et suivre les jeunes chercheurs qui préparent un doctorat et veiller au respect des règles et procédures définies au sein du Collège doctoral.

Activités principales:

* Accueillir, informer et orienter les usagers de l’école doctorale : candidats à l’admission, doctorants-tes, directeurs-trices de thèse ou de laboratoires de recherche, les docteur-es, autres services de l’université et des partenaires de l’école doctorale.
* Gérer et suivre les dossiers liés aux doctorantes et doctorants :
* Étudier et traiter les demandes de candidatures/préinscriptions et de réinscription pédagogique jusqu’à autorisation et avant traitement par le DIADM.
* Informer et orienter les doctorants vers les services dédiés (ex: BAI, DFC, affaires générales, etc).
* Suivre les demandes de thèses en co-direction ou co-tutelle, en collaboration avec le BAI.
* Veiller au bon déroulement des comités de suivi : contrôler les échéances et le retour du rapport du comité auprès de l’ED, contribuer éventuellement à leur organisation.
* Veiller à ce que chaque doctorant de l’ED bénéficie d’un plan individuel de formation et d’un portfolio.
* Préparer et instruire les dossiers de demandes de soutenance et les soumettre au/à la directeur/trice d’ED, avant traitement par le DIADM.
* Collecter et instruire les dossiers de candidatures à divers bourses et prix (Chancellerie des universités, LERU, Handicap…) et les soumettre à la direction de l’ED pour validation, puis les transmettre au Collège Doctoral.
* Soumettre la demande de césure à la direction de l’ED pour avis.
* Assurer l’organisation du concours d’attribution des contrats doctoraux de l’ED.
* Contribuer à la saisie des informations nécessaires à l’établissement du contrat doctoral des doctorantes et doctorants de l’ED dans l’application dédiée.
* Instruire la recevabilité des dossiers déposés notamment dans le cadre d’appels à projets comme les programmes doctoraux de Sorbonne Université.
* Instruire les dossiers de mobilités des doctorantes et doctorants (ordre de missions, conventions pédagogiques).

Alimenter des bases de données sur les applications dédiées : ADUM, Apogée,...

* Vérifier et stabiliser/fiabiliser les données saisies par les doctorantes et doctorants.
* Vérifier et mettre à jour les données relevant de son ED.
* Alimenter des tableaux de bord et de suivi.
* Répondre aux différentes enquêtes internes ou externes (Siredo…) et contribuer à la constitution des dossiers d’évaluation (collecte de données, établissement des documents).

Contribuer à l’élaboration de l’information et la diffuser.

* Mettre à jour le site internet de l’école doctorale.
* Relayer et diffuser des informations aux doctorantes et doctorants et aux encadrantes et encadrants.
* Organiser administrativement et matériellement les événements rythmant la vie de l’école doctorale : journées d’accueil de l’ED, journées scientifiques, réunions du conseil de l’école doctorale, etc.
* Participer à la préparation du budget de l’école doctorale et réaliser et suivre l’exécution des dépenses de l’ED en relation avec le bureau de gestion financière du Collège Doctoral.
* Participer aux réunions, groupes de travail et événements du Collège doctoral.
* Contribuer à l’organisation de formations spécifiques à l’école doctorale et relayer au DFC les besoins de formation.

Connaissances transversales requises :

* Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France et plus particulièrement de la recherche et du doctorat.
* Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université.
* Réglementation applicable à la formation doctorale en France.
* Connaissance générale des techniques de gestion administrative.
* Notions de base en gestion budgétaire et en comptabilité publique.
* Connaître les droits et obligations des agents publics.

Savoir-faire:

* Maîtriser l'expression orale et les techniques d'accueil.
* Savoir s’exprimer et comprendre à l’écrit et à l’oral l’anglais de façon claire et concise (niveau A2 minimum souhaité).
* Savoir utiliser des logiciels de bureautique (traitement de texte, tableur) et les systèmes d’information de l’université (ex: Adum, Apogée, Oscar, Sipad…).
* Savoir utiliser les outils de publication en ligne.
* Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement de l’ED.
* Informer et rendre compte à sa hiérarchie.
* Rechercher l’information, la vérifier et la classer.
* Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée.
* Savoir organiser son travail avec méthode.
* Savoir travailler en coordination avec sa hiérarchie au sein de l’ED et au sein du réseau des gestionnaires doctoraux.

Savoir être :

* Savoir travailler en autonomie.
* Faire preuve de rigueur et de méthode.
* Savoir interagir de façon appropriée avec divers interlocuteurs internes et externes.
* Respecter la confidentialité des informations et données.
* Faire preuve de polyvalence et de capacité d’adaptation.
* Sens du service public.


Employeur

Choisir Sorbonne Université, c’est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d’égalité, d’innovation, de diffusion des savoirs, d’ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 ITA partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Île-de-France et en régions.

Ce poste est à pourvoir au sein des Directions Interfacultaires.

Présentation de la Direction :

Le Collège Doctoral met en œuvre la politique doctorale de l’université, par la coordination et la mutualisation des actions des écoles doctorales de Sorbonne Université, le suivi d’indicateurs concernant les doctorants et les carrières des docteurs, l’ouverture sur l’environnement socio-économique et la promotion de la plus-value du doctorat, le développement de la coopération régionale, européenne et internationale.

Le Collège Doctoral est composé:

* Des écoles doctorales de Sorbonne Université.
* D’un département des inscriptions, de l’accompagnement, des diplômes et des missions.
* D’un département formation et carrières.
* Affaires Générales du Collège doctoral.

L’ED gère le parcours doctoral des doctorantes et doctorants, dont des doctorantes et doctorants internationaux. Elle interagit avec les encadrants de thèses. Sous la responsabilité d’une/un directrice/ directeur, l’école doctorale, au sein du collège doctoral, organise la formation des doctorantes et doctorants des établissements accrédités, et les préparent à leur activité professionnelle à l'issue de la formation doctorale. Elle regroupe des unités et équipes de recherche de différents établissements (Sorbonne Université, Paris Sciences et Lettres, Paris Cité…).

Localisation: Sorbonne Université – Campus des Cordeliers, 15 rue de l’Ecole de Médecine 75006 Paris
Localisation du poste: ED sur le site de Jussieu Sorbonne Université.

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans).

Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée sous la référence CD2.

#J-18808-Ljbffr