Secrétaire à l'ifas 50% h/f

Activité 1 : Accueil physique et téléphonique

- Répondre aux demandes des élèves (absences, documents à compléter, renseignements divers)

- Accueillir et renseigner les candidats pour la sélection par téléphone ou en face à face

- Renseigner les usagers extérieurs

- Assurer le secrétariat de direction, ouvrir le courrier, taper le courrier, faire les photocopies, prendre les rendez-vous…

Activité 2 : Gestion des dossiers administratifs et scolaires

- Préparer les documents relatifs à la rentrée des élèves (certificats scolarité, cartes de self, feuillets renseignements administratifs, différentes listes, attestations…)

- Saisie numérique de l’attestation de l’entrée en formation des élèves boursiers

- Préparer la liste d’émargement pour le paiement des frais de dossiers

- Mettre à jour les dossiers administratifs des élèves (classer les justificatifs d’absence, les feuilles de compétences, les fiches horaires, changement de coordonnées, etc…)

Activité 3 : Gestion des absences

Activité 4 : Evaluations

- Photocopier les épreuves d’évaluation et en assurer la confidentialité

- Préparer et éditer les procès-verbaux relatifs aux épreuves d’évaluation, les feuilles d’émargement

- Mettre en ligne le calendrier des épreuves d’évaluation

- Préparer les convocations de rattrapage aux épreuves d’évaluation et en assurer l’émargement

- Réceptionner les dossiers supports pour les évaluations et en assurer l’émargement

Activité 5 : Gestion des résultats des évaluations

Activité 6 : Gestion des stages

Activité 7 : Jury Diplôme d’Etat d’Aide-Soignant (D.E.A.S.)

- Vérifier toutes les notes avec les formatrices référentes

- Editer et relier les dossiers individuels pour le Jury D.E.A.S.

- Préparer le tableau ODESSA support à la Diplomation :

· saisir les identités et les coordonnées de chaque élève

· saisir les notes et les compétences de chaque élève

- Vérifier le tableau ODESSA avec le Responsable Pédagogique de l’IFAS avant transfert dans la base de données définitives pour la DREETS

- Transmettre les dossiers individuels au Responsable Pédagogique de l’IFAS pour la présentation au Jury D.E.A.S.

- Afficher et mettre en ligne la liste des résultats du Jury D.E.A.S

Activité 8 : Sélection

- Réceptionner les dossiers de la sélection et les classer

- Sur Forméis, en lien avec le Responsable Pédagogique :

· éditer les convocations des Jurys

· éditer les convocations des candidats

· éditer les listes quotidiennes de passage des candidats devant les Jurys

· préparer les dossiers des candidats pour examens par les Jurys

Activité 9 : Entrée en formation

- Actualiser le dossier de rentrée et assurer le suivi des informations sur Forméis

- Envoyer le dossier de rentrée aux futurs élèves

- Réceptionner les dossiers de rentrée

- Pointer les documents administratifs et médicaux du dossier de rentrée

- Editer et envoyer la liste des élèves en formation au service de santé au travail

- Constituer le dossier administratif des élèves

Activité 10 : Paiement des intervenants

Activité 11 : Gestion de la Facturation

Autres activités :

- Gérer les commandes mensuelles de papeterie LYRECO

- Saisir et éditer les listings individualisés des apprenants en lien avec le Responsable Pédagogique sur la plateforme de la R.N.A.

- Déclarer les accidents du travail / trajet à la CPAM via la plateforme numérique NET-ENTREPRISE