Placé·e sous la responsabilité du chef de département, vos missions consisteront à :
Mission 1 : assurer l’accueil et le secrétariat du département :
-Assurer l’accueil physique, téléphonique et l’information des étudiants, de tout interlocuteur interne et externe
-Gérer les agendas et rendez-vous des différentes responsabilités du département (DDE, apprentissage, direction dép.).
-Créer et mettre en forme des documents divers.
-Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier.
-Assurer le traitement du courrier et de la messagerie électronique des adresses du département
-Organiser la logistique des réunions.
-Apporter une assistance logistique à la pédagogie (visite entreprises, organisation soutenances, diffusion d’informations, …)
Mission 2 : assurer la gestion de la scolarité et contribuer à l’organisation :
-Gérer et suivre la scolarité des étudiants : suivi des pièces à l’inscription, gestion des absences, diffusion des résultats en lien avec le service scolarité de l’IUT et la DDE du département.
-Mettre en place les conventions et assurer le suivi administratif des stages en entreprises en collaboration avec le responsable des stages, mettre à jour les tableaux de bord et les conventions de stages.
- Assurer/contribuer à l’organisation des diverses soutenances de l’année (stages, portfolio…).
-Assurer le suivi des apprentis en collaboration avec le CFA et le responsable de l’apprentissage.
Mission 3 : gérer les recrutements des vacataires et des contrats étudiants en lien avec le service RH de l’IUT
Mission 4 : contribuer à la gestion financière en lien avec le service financier de l’IUT :
-Gérer les commandes du département.
-Assister les personnels du département dans la gestion de leurs déplacements (réservation de véhicules, OM).
-Suivre l’exécution du budget.
- Établir les justificatifs de subventions.
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