Secrétaire

Missions :

Sous l’autorité du Responsable de service, la secrétaire contribue à la mise en œuvre des politiques de l’aide sociale à l’enfance sur le territoire. Elle assure à titre principal les tâches administratives liées à l’activité du service et suit le planning de l’équipe ASE.

Activités Principales :

Orienter et renseigner le public :

1. Accueillir, renseigner et orienter les différents publics (physique et téléphonique)

Gérer et suivre les dossiers de son domaine d’intervention :

2. Réaliser la saisie informatique pour les équipes sociales
3. Suivre les relevés d’activités mensuels des travailleurs sociaux
4. Actualiser les répertoires téléphoniques
5. Mettre à jour les tableaux de bord

Assurer le secrétariat du Responsable de service et de l’équipe sociale

Mettre en forme, présenter et actualiser les dossiers :

6. Rédiger des bordereaux de transmission
7. Mettre en forme l’ensemble des documents des équipes sociales
8. Réaliser les comptes rendus de réunion

Gérer les courriers « arrivée » et « départ » :

9. Enregistrer et traiter les courriers arrivée et départ sur AIRS

Réceptionner et diffuser des informations :

10. Assurer la diffusion des courriers, documents au sein du service

Recenser et transmettre les informations relatives aux ressources humaines et moyens logistiques :

11. Suivre les congés, demandes de formation, etc. et transmettre au CRH de la direction
12. Vérifier les frais de missions des équipes sociales
13. Gérer les fournitures du service

Suivre l'agenda de l'équipe (réunions, congés, rendez-vous, etc.)

Assurer la continuité de service en cas d’empêchement d’un(e) collègue

Classer et/ou archiver les dossiers du service

La résidence administrative est fixée au Tampon .

Profil requis :

14. Ouvert au cadre d’emplois des Adjoints Administratifs Territoriaux
15. Connaissance du cadre réglementaire et législatif de l'ASE
16. Expertise du fonctionnement des Collectivités et de leur environnement
17. Maîtrise des techniques de secrétariat
18. Capacité d’adaptation professionnelle
19. Capacité à accueillir le public avec amabilité
20. Capacité à gérer les situations de stress et de conflits
21. Capacité à orienter la demande au sein des services
22. Capacité à utiliser l'outil informatique (SOLIS, AIRS, NUXEO)
23. Discrétion
24. Disponibilité
25. Esprit d’équipe
26. Rigueur
27. Sens de l’organisation
28. Sens de la confidentialité
29. Sens des relations humaines