Assistant du cabinet de direction h/f

Vos missions en quelques mots :

En tant qu'assistant(e) du cabinet de direction, vous serez chargé(e) des missions suivantes :

- Assister le cabinet de direction dans les tâches RH du quotidien des 116 agents de la DDT (contrats, décisions télétravail, primes, CET, préparation et accueil des nouveaux arrivants, procès verbaux d'installation),
- Participer à la communication interne (alimentation Intranet, organigramme, annuaire, plans des bureaux, trombinoscope, envoi des revues de presse et communiqués du préfet),
- Gérer la boite mail d'accueil de la DDT,
- Assister les assistantes des services dans la gestion des tâches simples (envoi courriers, saisie des états de frais),
- Assurer un premier niveau de suivi et d'orientation des visiteurs et entreprises venant à la DDT (interphone, cahier de présence)

En tant que binôme de l'assistante de direction, vous serez amené(e), pendant ses absences, au traitement des sujets récurrents qu'elle assure pour l'équipe de direction :

- Organisation et gestion des agendas, secrétariat,
- Assurer un premier niveau de prise en charge des informations (appels, dossiers) et d'orientation en vue de leur traitement,
- Définir et mettre en oeuvre la logistique générale des réunions, missions et déplacements
- Composer les dossiers en préparation des réunions,
- Rédiger et mettre en forme les courriers,
- Réception, tri, enregistrement et diffusion du courrier dans les services,
- Assurer l'accueil téléphonique de la direction et la réception des rendez-vous,
- Assurer la gestion de la boîte mail fonctionnelle de la direction.

Management et positionnement :
- Aucun encadrement
- Sous l'autorité directe du chef du Cabinet de Direction

Relations internes et externes :
- Interne : tous les agents de la DDT et des organismes hébergés
- Externe : Préfecture, autres services de l'Etat dans le département, organisations professionnelles agricoles, Conseil Départemental, élus, usagers, particuliers