Responsable scolarité (h/f)

Ce poste est placé sous la responsabilité hiérarchique du responsable administratif de la FST. La personne recrutée sera en charge du service « scolarité Métare » et du service « RH enseignant ».

MISSIONS
- Assurer la responsabilité des services « scolarité Métare » et « RH enseignant » de la Faculté des Sciences et Techniques
- Encadrer les 3 gestionnaires de scolarité et les 2 gestionnaires RH
- Coordonner les activités du service scolarité qui gère 4 parcours de Licence et 3 parcours de master pour environ 800 étudiants
- Coordonner les activités relatives à la gestion des heures d'enseignement (environ 40 000h), tant au niveau des intervenants extérieurs (250) que des enseignants permanents (180).

ACTIVITES
- Organiser, répartir et coordonner le travail de scolarité en lien avec les enseignants, les responsables de formation et les intervenants extérieurs (emplois du temps, inscriptions administratives, suivi des étudiants, suivi de l'assiduité, création des structures APOGEE, gestion des sessions d'examens .)
- Coordonner et planifier les calendriers des commissions de recrutement (procédure e.candidat.)
- Préparer les conseils de perfectionnement, les compositions de jury et les commissions de recrutement pour toutes les formations de la FST.
- Elaborer et diffuser les procédures en matière de scolarité et veiller à leur mise en application

- Accompagner le Responsable Administratif dans le pilotage de la charge d'enseignement
- Accompagner les vacataires dans les procédures administratives de recrutement
- Organiser les commissions de recrutement pour la validation des dossiers vacataires
- Suivi du service prévisionnel des enseignants permanents
- Suivi de la saisie des heures d'enseignement
- Assurer le lien entre les enseignants de la FST et la DRH au sujet de leur carrière

- Assurer le suivi, contrôler la régularité des opérations liées à l'activité et veiller au respect des échéances
- Travailler en lien étroit et de manière soutenue avec les responsables des formations
- Assurer l'interface avec les différents services de l'Université (Direction de la Formation et de l'Insertion Professionnelle, Direction de la Vie Etudiante, Direction des Ressources Humaines, UFR de Médecine)
- Manager et encadrer ses équipes : entretiens professionnels, gestion des plannings des agents et de leur congé, télétravail.

PROFIL
Savoir-faire :

- Connaitre la réglementation et les procédures dans les domaines de la scolarité et de la RH Enseignant
- Faire preuve de méthodologie et de réactivité
- Savoir gérer les priorités
- Savoir travailler sur divers logiciels de bureautique (Word, Excel, etc.)
- Maîtriser les outils métiers (Apogée, P-stage, OSE, ADE .)
- Savoir rendre compte de son travail à sa hiérarchie
- Connaître l'offre de formation de la composante
- Comprendre l'organisation et le fonctionnement de l'Université et de la composante
- Savoir manager une équipe
- Savoir confronter la règlementation et sa mise en pratique
- Savoir analyser et gérer efficacement les demandes.
Savoir-être :
- Savoir gérer la pression
- Veiller à la confidentialité des informations et des données
- Faire preuve de rigueur
- Être capable de s'adapter
- Savoir travailler en équipe et collaborer ; disposer de qualités relationnelles
- Savoir gérer son temps, anticiper et s'adapter à l'évolution du poste (nouveaux outils, nouvelles règlementations, nouvelles procédures) et veiller à la mise en place de ces évolutions au sein du service
- Avoir le sens du service public et une grande qualité d'écoute

Les entretiens de recrutement se dérouleront le mercredi 10/04/25 matin
Si votre candidature est retenue, les entretiens de recrutement se dérouleront
le mercredi 10 avril 2025 matin.

Experience: 1 An(s)

Compétences: Législation sociale,Contrôler et faire appliquer le respect de dispositions légales et réglementaires,Mettre en place des solutions d'amélioration de la performance,Piloter des opérations liées à la gestion des emplois et des compétences,Réaliser la gestion administrative du personnel

Qualification: Cadre

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.