Assistante de formation f/h

Informations générales

Entité de rattachement du publieur


L'Assistance publique-Hôpitaux de Paris (AP-HP) est un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu.
Ses 38 hôpitaux accueillent chaque année 10 millions de personnes malades : en consultation, en urgence, lors d'hospitalisations programmées ou en hospitalisation à domicile.
Elle assure un service public de santé pour tous, 24h/24, et c'est pour elle à la fois un devoir et une fierté.
L'AP-HP est le premier employeur d'Ile-de-France : personnes médecins, chercheurs, paramédicaux, personnels administratifs et ouvriers y travaillent.

Au cœur de l'Institution, le Siège de l'AP-HP rassemble sous un même périmètre les directions fonctionnelles et les établissements qui lui sont rattachés :
CFDC (Centres de Formation et de Développement des Compétences), ACHAT (Achat Centraux Hôteliers Alimentaires et Techniques),
DRCI (Département de la Recherche Clinique et de l'Innovation) et DSN (Direction des Services numériques).
Avec ses collaborateurs, le Siège assure un rôle d'expert, de pilote et de coordinateur pour l'ensemble des hôpitaux.

Engagée dans des projets novateurs et stratégiques au service des patients, l'AP-HP recherche aujourd'hui de nouveaux talents pour mener à bien sa mission.
Vous êtes l'un d'eux ?

Venez nous rejoindre !

Date de parution

17/06/

Description du poste

Intitulé du poste

Assistante de formation F/H

Métier

Gestion et administration - Secrétaire

Type d'emploi

Titulaire ou contractuel

Quotité de temps de travail

Temps plein

Horaires de travail

Amplitude horaire : 8h00/18h00 (30 mn pause déjeuner incluse)

Présentation du service

LIFSI/IFAS (institut de formation en soins infirmiers et des aides-soignants) PITIE-SALPETRIERE se situe dans lenceinte de lhôpital PITIE-SALPETRIERE.


LIFSI (institut de formation en soins infirmiers) accueille environ étudiants en soins infirmiers par promotion et lIFAS (institut de formation des aides-soignants) 40 élèves aides-soignants avec une rentrée en septembre pour des dispositifs de formation organisés en alternance (institut lieux de stage).


Linstitut entretient un partenariat clinique privilégié avec le groupe hospitalo-universitaire Paris Sorbonne Université pour laccueil des étudiants et des élèves en stage ainsi quun partenariat universitaire avec la faculté de Médecine Sorbonne Université pour lobtention dun grade Licence par les étudiants en soins infirmiers


LIFSI/IFAS a été 3 fois certifié en et sur la base de la norme ISO : et en sur la base du Référentiel National Qualité (RNQ), en plus de la norme ISO .



COMPOSITION DE LEQUIPE


1 directrice de structure, directrice des soins ;


1 adjointe à la directrice, 1 coordinatrice pédagogique de lIFSI, 1 responsable Qualité et coordinatrice pédagogique de lIFAS et 1 coordinatrice des stages, cadres supérieurs paramédicaux ;


1 coordonnateur des fonctions supports, adjoint des cadres ;


38 formateurs, cadres paramédicaux ;


4 assistantes de formation ;


1 assistante de formation clinique ;


2 documentalistes ;


2 agents daccueil ;


2 agents de logistique.

Vos missions

MISSIONS PERMANENTES



ü Lassistante de formation assure la gestion administrative dune promotion (environ à étudiants) de la rentrée jusquau diplôme dEtat soit 3 ans


ü Elle assure la gestion administrative et financière des primo-entrants (FPC et Parcoursup)


ü Elle gère le dossier administratif et le dossier scolaire et réalise diverses activités :



o Dossier administratif :


§ Financement (contrat de formation, contrat dengagement, Fongecif, Assedic, Bourse).


§ Saisie et suivi (assurance, AES, accidents de travail).


§ Suivi des paiements (frais de scolarité en relation avec la régie du CFDC).


§ Courriers divers (attestation de présence, certificat de scolarité).


§ Indemnités de stage et indemnités de transport.


§ Suivi des inscriptions sur Parcoursup, AT+ Concours et gestion des candidats.


o Dossier scolaire :


§ Suivi des endettés.


§ Saisie sur SAP CAMPUS : stages, envoi des mails dans les services.


§ Saisie des notes, des crédits (ECTS) et des appréciations.


§ Mise en forme des récapitulatifs de notes.


§ Préparation du dossier scolaire pour le DE et/ou les instances de gouvernance (ICOGI section pédagogique, section disciplinaire et section vie étudiante).


§ Rédaction de comptes rendus.


§ Classement et archivage.


§ Informations des étudiants.


§ Reprographie.


§ Gestion du courrier (documents pédagogiques, dossiers thématiques).



MISSIONS PONCTUELLES OU SPECIFIQUES (liste non exhaustive)


ü Participation à la démarche qualité


ü Surveillance des évaluations.


ü Organisation des jurys doraux infirmiers et aides-soignants, saisie des notes pour les deux concours.


ü Enquête DRESS (Statistiques des étudiants à la demande du Ministère de la Santé).


ü Interventions régulières auprès des étudiants pour informations diverses.


ü Participations à la formalisation de documents (conventions de stage, listes).


ü Remise du diplôme et du dossier pédagogique à lobtention du diplôme.


ü Participation à diverses réunions : réunion de grande équipe, réunion secrétariat/direction.

Profil recherché

SAVOIRS FAIRE REQUIS
Maîtriser les outils informatiques bureautiques (traitement de texte, Excel, Internet et Intranet, Outlook, Powerpoint)
Maîtriser lapplication SAP Campus, AT+ concours, Parcoursup
Maîtriser les techniques de classement et darchivage
Connaître les cursus de formation liés à la structure et aux référentiels de formation IFSI-IFAS.
Analyser sa pratique
Gérer son temps
Rendre compte
Travailler en équipe et en réseau
Sexprimer par oral avec aisance
Sexprimer par écrit avec rigueur
Formaliser des documents et supports de façon synthétique et claire


PRE-REQUIS

Expérience de secrétariat notamment en Centre de Formation

QUALITES REQUISES

Discrétion, réserve, confidentialité
Rigueur
Capacités relationnelles, écoute, gestion des émotions
Esprit dinitiative
Sens de lorganisation, de lanticipation
Disponibilité
Capacité à travailler en équipe
Capacité à travailler à un rythme soutenu
Rapidité
Volonté dapprendre

Les avantages de l'AP-HP

Description de vos avantages

Les + AP-HP

Une procédure dintégration avec dispositif de tutorat et parcours de formation adapté;

75% remboursé du Pass Navigo

TL possible en fonction de la mission

Accès aux activités sociales et culturelles de lAGOSPAP (sorties culturelles, voyages, centres de loisirs ) et aux réductions de HOPTISOINS

Pour les enfants, crèches internes et possibilité de bénéficier du supplément familial de traitement