Chargé de l'accueil/ assistant de gestion administratif h/f

Chargé de l’accueil/ Assistant de gestion administratif H/F

Offre n° 15189 – actualisée le 16/12/2024 à 10:46:46

* Fonction publique, ou contractuel de droit public

Responsabilités:

1. Accueillir, orienter, renseigner le public (accueil physique et téléphonique); recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques/courriels.
2. Assurer un accueil de qualité valorisant l’image de la collectivité.
3. Orienter le public vers les services ou organismes compétents, accompagner et présenter les visiteurs.
4. Animer et organiser l’espace d’accueil et d’information.
5. Mettre à jour les outils logistiques.
6. Assurer la mise à jour permanente des supports d’affichage public en lien avec le service communication.
7. Tenir des registres des appels et des visites.
8. Être force de proposition pour une amélioration continue du service.
9. Accueillir le public lié à l’action économique de la communauté de communes.
10. Récolter et organiser les informations relatives aux publics accueillis.
11. Renseigner l’outil de gestion de relation usagers (AGDE).
12. Représenter l’image de la collectivité auprès des partenaires économiques.
13. Renseigner et orienter le public vers les services/professionnels concernés.

ASSISTANT(E) DE GESTION ADMINISTRATIVE:

1. Réceptionner et transmettre au supérieur hiérarchique les courriers reçus.
2. Enregistrer et distribuer le courrier dans les services.
3. Réceptionner les colis et les transmettre au destinataire.
4. Assurer l’envoi des courriers de toute la collectivité.
5. Tenir les registres des courriers « entrants et sortants ».
6. Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique, traiter et saisir des dossiers.
7. Concevoir des outils de planification et des procédures de contrôle.
8. Répartir et planifier les activités en fonction des échéances.
9. Mise à jour du site Internet.
10. Assurer la gestion des salles de réunion et des réservations des véhicules.
11. Planifier les permanences et les sessions d’information et de formations des porteurs de projet.


Votre profil

Savoirs:

1. Connaissance de la Fonction Publique Territoriale et des circuits de décision.
2. Techniques de secrétariat, rédactionnelles et de prise de notes.
3. Maîtrise des logiciels de bureautique.
4. Notions d’organisation et de gestion du temps de travail.
5. Règles d’orthographe, de syntaxe et grammaire.
6. Techniques de communication orale et écrite.

Savoir-faire:

1. Tenir un document de liaison des sollicitations et demandes des usagers.
2. Capacité d’analyse, d’initiative et de réaction.
3. Être relativement autonome et avoir le sens du service public.
4. Rédiger divers courriers, notes et documents selon les demandes.

Savoir-être:

Être organisé, disponible, rigoureux, polyvalent, réactif, à l’écoute, diplomate, et avoir des facilités relationnelles.

Qualifications requises:

Être titulaire du permis B, maîtriser l’outil informatique; Avoir des connaissances sur l’environnement territorial.


Informations complémentaires

* Poste à temps complet
* Temps de travail : 39h hebdomadaire et 23 RTT/an
* Rémunération statutaire + prime + avantages divers (CNAS, participation employeur mutuelle)


Cette offre d’emploi est localisée sur le territoire Ouest Aveyron communauté, découvrez-le !

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