Secrétaire en mairie - chargé(e) d'accueil

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Experience souhaitée Débutant Rémunération indicative Rémunération selon grille indiciaire de la fonction publique territoriale Descriptif de l'emploi En appui de la secrétaire générale de mairie, le ou la secrétaire en mairie - chargé ou chargée d’accueil assure les premiers contacts avec la population et gère les dossiers courants.
Il ou elle assiste les élus dans les réponses aux demandes de la population. Missions / conditions d'exercice - Assurer l’accueil téléphonique, physique et numérique
-Accueillir, renseigner la population et instruire les dossiers : état civil (mariage, décès, pacs, recensement militaire), urbanisme (demande de travaux …), inscription sur la liste électorale
-Assurer le traitement du courrier et des mails, rédaction de courriers,
-Effectuer des prises de rendez-vous et gérer en particulier ceux dédiés aux titres sécurisés (carte d’identité/passeport)
-Enregistrer les demandes de titres sécurisés et vérifier la complétude des dossiers sur la station biométrique
-Gérer la location des salles communales
-Gérer l’état civil : rédaction des actes et tenue des registres
-Rédiger des arrêtés de circulation et occupation du domaine public
-Rédiger des documents administratifs : courriers, compte-rendu, mail, note…
-Mandatement des dépenses de fonctionnement et titres de recettes
-Classer et archiver les documents administratifs
-Gestion des dossiers fêtes et cérémonie
-Gérer les stocks de fournitures : achats et commandes hors marché Profils recherchés Savoirs :
Connaître les domaines de compétences et organisation des communes, et l’environnement institutionnel
Connaître le statut de la fonction publique territoriale
Connaître les règles juridiques d’élaboration des actes administratifs
Connaître les règles d’état civil
Connaître les règles de base de l’urbanisme
Maîtriser la rédaction administrative et l’expression orale
Maîtriser la bureautique (logiciel word, excel, publisher,…)

Savoir-faire :
Respecter les délais réglementaires
Savoir gérer les priorités et la polyvalence
Vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs

Savoir-être :
Savoir communiquer et avoir une bonne capacité d’écoute et de compréhension
Avoir le sens du service public (déontologie et discrétion)
Disposer de bonnes qualités relationnelles
Avoir une bonne capacité d'adaptation et un esprit vif