Chargé de suivi administratif du département apprentissage h/f

Présentation du GIP FCIP : Le GIP FCIP de Lille, en appui du rectorat, contribue à l’éducation et à la formation tout au long de la vie. Il intervient dans la Formation Continue des Adultes, l’Apprentissage, la Validation des Acquis, la mobilité européenne et l’insertion professionnelle. Ses missions incluent la coordination et la gestion de projets, la formation, l’ingénierie conseil ainsi que l’évaluation de dispositifs et politiques de formation. Rejoindre le GIP FCIP, c’est intégrer un collectif d’experts engagés dans une mission commune : promouvoir l’éducation et la formation. Le Centre de Formation d’Apprentis du GIP FCIP regroupe 135 établissements partenaires, proposant plus de 500 formations et accueillant environ 7000 apprentis chaque année. Le GIP FCIP recrute régulièrement des profils pédagogiques (formation, conseil), spécialisés en gestion de projet ou administratifs. Certifié ISO 9001, QUALIOPI et labellisé EDUFORM, il garantit des prestations conformes aux plus hauts standards de qualité, tant pour ses usagers que pour ses personnels. Le GIP FCIP compte environ 470 agents, dont 65 % exercent leurs fonctions dans le réseau territorial Nord-Pas-de-Calais, au service des missions de formation, conseil (VAE, bilan mobilité) et coordination pédagogique. Présentation du service de rattachement : Le GIP FCIP pilote et organise la formation de plus de 7000 apprentis grâce à un Centre de Formation d’Apprentis académique (CFAa) lui-même appuyé sur 61 Unités de Formation par Apprentissage (UFA) ainsi que 80 établissements réalisateurs déployés sur l’ensemble du territoire académique. Le département apprentissage gère et organise la formation des 7000 apprentis. Le chargé de suivi administratif F/H du Département Apprentissage travaille en étroite collaboration avec la Cheffe de Département. Il assure le secrétariat du Département Apprentissage, organise et gère la mise en œuvre opérationnelle des formations sur le plan administratif, prend en charge et gère des demandes d’ordre pédagogique et travaille en collaboration avec les services financiers. Présentation du poste et de ses missions : Nous sommes à la recherche d'un Chargé de suivi administratif, vos missions incluront les éléments suivants : Assurer les activités de secrétariat Gérer les adresses génériques du Département Apprentissage Préparer, gérer et suivre les dossiers administratifs Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative Rédiger, saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, courriels, notes d’information, formulaires, lettres de mission, procédures, comptes rendus, rapports…), les reproduire, les diffuser Prendre en charge les demandes, les traiter et/ou les confier aux agents concernés Assurer la logistique des réunions Organiser et mettre en œuvre des actions de communication Assurer les contacts avec les UFA et les personnels CFAa (conventions, communications diverses…) Contribuer à la mise en place des projets d’animation territoriale Assurer des missions de représentation du Département Apprentissage (réunions organisées par des partenaires locaux) Organiser et gérer la mise en œuvre opérationnelle des formations sur le plan administratif Élaborer et suivre la mise en place des conventionnements passés avec les établissements réalisateurs d’apprentissage (préparation du publipostage, réception et envoi des documents, suivi, classement, relances…) Prendre en charge et gérer des demandes d’ordre pédagogique Mettre en place et déployer le Conseil Académique de la Vie des Apprentis (CAVA) Travailler en collaboration avec les services financiers Être présent(e) lors des dialogues de gestion Suivre la consommation de manière régulière Suivre la consommation prévisionnelle par diplôme et par formateur vs consommation réelle Assurer la gestion des projets Gérer et suivre les projets en lien avec la Cheffe du Département Contribuer au système de management de la Qualité (SMQ-EDUFORM) Mettre en place les enquêtes de satisfaction à destination des UFA et diffuser les résultats Respecter les procédures qualité du service Relever les non-conformités en vue d’alimenter le plan d’amélioration du SMQ Cette offre vous offre l'opportunité de jouer un rôle clé dans la mise en œuvre opérationnelle des formations sur le plan administratif et de contribuer activement aux différentes demandes d’ordre pédagogique. Profil du candidat : Vous êtes titulaire d'un diplôme de niveau BAC2 à BAC3 dans le domaine administratif et avez acquis une expérience professionnelle significative de deux ans. Votre maîtrise des techniques de communication écrite et orale vous permet de transmettre efficacement les informations et d'interagir de manière claire avec vos interlocuteurs. Vous savez mettre en œuvre des procédures et des règles, et apporter des réponses adaptées aux besoins spécifiques des personnes que vous accompagnez. Vous respectez les délais contraints et faites preuve d'une grande rigueur dans votre travail. Votre aisance rédactionnelle et votre capacité à rendre compte de manière précise et claire démontrent votre professionnalisme. Vous maîtrisez les outils bureautiques et les bases de données, ce qui vous rend opérationnel(le) au quotidien. Votre capacité à travailler en équipe est avérée, et vous savez collaborer efficacement avec vos collègues. Vous faites preuve d'autonomie et de sens de l'initiative, ce qui vous permet de prendre en charge vos tâches de manière indépendante. Vous êtes reconnu(e) pour votre précision, votre rigueur et votre fiabilité, et vous possédez un excellent esprit de synthèse. Vos qualités relationnelles vous permettent d'établir des relations de confiance avec les individus que vous accompagnez, et votre adaptabilité vous aide à faire face aux changements et aux nouvelles situations. Conditions d'accès au poste : Le poste est ouvert : aux titulaires de catégorie B par voie de détachement ou de mise à disposition renouvelable annuellement aux salariés contractuels sous la forme d’un CDD reconductible. Conditions de travail et avantages : Il s'agit d'un contrat de 100%. En tant qu'agent du GIP FCIP, vous bénéficiez sous réserve d'éligibilité au vu des règles en vigueur de tickets restaurants, de la possibilité de télétravailler, d’une participation à la mutuelle, d’aides aux abonnements de transport en commun, ainsi que de l'accès au Comité National d'Action Sociale. Vous trouverez plus d'informations sur notre structure en cliquant sur le lien suivant : https://www.welcometothejungle.com/fr/companies/gip-fcip