Secrétaire de direction f/h (h/f)

RESPONSABILITÉS :

Sous la responsabilité de la Responsable Administrative d'ALLSH, l'assistante de direction incarne pleinement les valeurs du service public en assurant des missions essentielles au bon fonctionnement de la faculté et au bien-être de ses usagers. Elle accueille, informe et oriente étudiants, enseignants, personnels et visiteurs, offrant à chacun une écoute attentive et une réponse adaptée à ses besoins. En gérant les agendas de la direction administrative avec discernement, elle garantit une organisation optimale, contribuant ainsi à la fluidité des décisions et des actions.
Son rôle dépasse la simple gestion administrative : en organisant et coordonnant les réunions, elle facilite le dialogue et le travail collectif, indispensables à la mission d'enseignement et de recherche. La gestion des contrats étudiants, de la publication à la mise en paiement, illustre son engagement à soutenir les jeunes talents et à valoriser leur contribution à la vie universitaire. En parallèle, elle veille à la bonne utilisation des ressources publiques, en supervisant les commandes, les fournitures, ou encore les demandes d'occupation des locaux dans le respect des règles de sécurité et du dispositif Vigipirate.
En rédigeant des courriers, diffusant des informations stratégiques ou mettant à jour les bases de données, elle joue un rôle de relais indispensable pour les équipes pédagogiques et administratives. Elle contribue également à la réussite des événements initiés par la faculté, renforçant le lien entre l'université et ses partenaires.
À travers ses missions variées, son sens de l'organisation et sa disponibilité, l'assistante de direction incarne l'esprit du service public, mettant son savoir-faire et son engagement au service de la communauté universitaire et de ses enjeux.
Conditions particulières d'exercice :
Le secrétariat de direction implique une permanence tout au long de l'année, avec des contraintes de calendrier en termes de dates de prise de congés, notamment en été. Une amplitude horaire journalière large devant également être assurée, les horaires peuvent s'avérer décalés par rapport aux horaires de bureau classiques.

PROFIL RECHERCHÉ :

Vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et avez un sens aigu du service public ? Ce poste est fait pour vous ! Nous recherchons une personne dotée de solides compétences techniques et relationnelles, capable de contribuer activement au bon fonctionnement de notre structure.
Vous maîtrisez les techniques d'accueil, de communication et de secrétariat, ainsi que la rédaction de documents administratifs (courriers, PV, notes de service). À l'aise avec les outils bureautiques (Word, Excel, etc.), vous savez gérer efficacement les systèmes de classement.
Polyvalent(e) et réactif(ve), vous êtes capable de traiter des dossiers variés, tout en priorisant vos tâches pour respecter les échéances. Votre autonomie, votre capacité à prendre des initiatives et votre adaptabilité vous permettent de relever les défis d'un environnement professionnel en constante évolution.
Côté savoir-être, votre sens de la diplomatie, vos aptitudes relationnelles et votre discrétion font de vous un(e) collaborateur(trice) de confiance. Vous aimez travailler en équipe tout en sachant organiser et planifier vos activités avec précision.
Rejoindre AMU, c'est bénéficier d'un environnement de travail socialement engagé :
- Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l'organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d'ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j
- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l'organisation choisie et le temps de travail)
- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d'ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
- La possibilité d'une place de parking ou d'un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social

Experience: Expérience exigée

Qualification: Employé non qualifié

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels,
122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu'il est possible d'étudier en France.
AMU recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.
AMU en vidéo : https://y...