Agent de gestion administrative

Vous serez placé.e sous l’autorité hiérarchique de la Directrice de la D.A.S.S.I., au sein d’une équipe de 47 personnes, et en lien avec un.e Assistant.e administratif.ve et une Agente de gestion administrative.

- Assurer l’accueil téléphonique de la direction,
- Assurer les différentes tâches administratives liées à la direction (gestion du courrier papier et/ou électronique, enregistrement, gestion des parapheurs, signatures…),
- Réaliser des travaux de bureautique (rédaction des courriers, mise à jour des dossiers…),
- Suivre des courriers en gérant les relances et en respectant les délais,
- Prendre en charge le classement et l’archivage des dossiers du service,
- Suppléer l’Assistant.e administratif.ve et l’Agente de gestion administrative sur certaines missions en cas d’absence.

Rythme de travail : mardi au samedi midi – 36h30/semaine.

- Connaissance de l’environnement institutionnel,
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales,
- Bonne connaissance et maîtrise des outils bureautiques et informatiques (Word, Excel, PowerPoint, notions Elissar),
- Maîtrise et respect des procédures administratives,
- Maîtrise des techniques d’accueil,
- Capacité d’organisation et de méthode, rigueur,
- Capacité à gérer et suivre des dossiers,
- Capacité à rendre compte de son activité et à alerter en cas de dysfonctionnement,
- Prise d’initiative dans son domaine d’activité, réactivité et autonomie,
- Esprit d’équipe et capacité d’écoute,
- Sens du service public,
- Sens de la discrétion et de la confidentialité indispensable.