Secrétaire prévention

Au sein de la sous-direction Opérations, Prévision, Prévention au Groupement Pévision, le/la secrétaire prévention recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité. Suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l'organisation et ses compétences. Assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service.

• Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)

• Conseiller les usagers et agents sur les procédures

• Enregistrer ou saisir des données informatiques

• Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous

• Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité

• Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent

• Photocopier et assembler des documents

• Préparer les dossiers pour les instances

• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers

• Recevoir et orienter les demandes

• Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers

• Renseigner des tableaux de suivi des activités du service

• Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages

• Rédiger des documents administratifs

• Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires

• Trier, classer et archiver des documents

• Utiliser des logiciels et des progiciels

• Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion

• Vérifier la validité des informations traitées

De niveau Bac minimum, vous êtes expérimenté(e) en secrétariat et avez une connaissance du domaine, vous disposez d'une bonne connaissance de l'organisation des commissions de sécurité :

Compétences requises :

Maîtrise
- Communication orale et écrite
- Logiciels de bureautique
- Procédures administratives
- Procédures du service
- Techniques de secrétariat (prise de notes, etc.)
- Vocabulaire professionnel du service

Connaissances
- Progiciels de gestion
- Structure et organisation du SDIS77
- Techniques de recherche documentaire

Qualités requises :
- Attachement au service public
- Discrétion
- Disponible
- Esprit d'équipe
- Organisé
- Polyvalent