Assistant réseau et diversification antilles-guyane

Contexte et environnement

L’assistant (e) de gestion réseau et SFS vient en renfort du responsable SFS et des CDS sur l’ensemble des activités

Activités

Offre de produits/services

1. Assistance au développement de nouvelles offres et services en station, aide au suivi des stocks de produits, des commandes, de la facturation
2. Participation à la mise en œuvre des études de potentiel, de marché et de rentabilité sur les différentes activités
3. Aide au déploiement des concepts MOBILITY, WASH, CAFE BONJOUR, ou tout autre concept utile à l’activité
4. Participe au développement des plans d’actions et contrôles HACCP, déploiement des outils, analyse et suivi des indicateurs,

Information et communication

5. Planifier et organiser des réunions avec les prestataires, partenaires ou gérants.
6. Faire la mise à jour du compte-rendu des réunions Réseau hebdomadaires
7. Réaliser le suivi des actions et en mesurer l’efficacité grâce des outils dédiés
8. Assister le service dans les demandes d’information (vérification des interventions clôturées, déroulement des opérations commerciales…) ou les relances.
9. Organise la diffusion d’outils, guides et manuels en station

Gestion documentaire (Réseau et SFS)

10. Harmoniser la structure d’archivage documentaire / périmètre DFA, faire le classement des documents requis et informer des écarts le cas échéant.
11. Mettre à jour le Share point Réseau
12. Mettre à jour les différentes bases de données Réseau (BDD stations, BDD contrats…)
13. Compléter ou mettre à jour les fichiers qui s’appuient sur les différentes BDD

Reporting Activité Réseau et diversification

14. Mettre à jour, suivre et analyser des tableaux de bord relatifs à l’activité ; effectuer le reporting mensuel de l'activité auprès de sa hiérarchie.
15. Assurer mensuellement la mise à jour des indicateurs réseau (KPIs) et mettre en évidence les écarts significatifs (n-1, BU, PC et plannings).

Collecter les informations auprès des autres départements dans les délais requis.

16. Relever les faits marquant auprès des CDS (chefs de secteur réseau) et de la responsable diversification
17. Assister la responsable diversification à vérifier la bonne remontée des données DMS et à remplir le NFR.
18. Corner La Croissanterie : suivi des processus, des commandes, des audits, de la facturation
19. Mettre à jour le tableau de bord mensuel pour l’ensemble des produits et services (volumes, chiffres d'affaires, prix, marge) via les différentes bases de données (BDD interne, EURODATA, DMS, WASHADMIN, ICONNECT etc).
20. Tient à jour le fichier de facturation des différents loyers et redevances mensuellement et trimestriellement

Suivi administratif et comptable

21. Contrôler la cohérence des loyers fixes et variables facturés aux gérants.
22. Collecter les documents administratifs auprès des gérants, tenir un enregistrement documentaire, relancer par mail, téléphone et courrier.
23. Aider à faire le suivi des stocks de produits, des commandes et de la facturation (en particulier Corner La Croissanterie).
24. Saisir et suivre des devis et les transformer en demandes d’achat dans l’outil interne SAP et GED, puis réaliser des entrées de marchandises.
25. Transmission et traitement des factures diversification via l’outil SAP
26. Suivre des commandes et livraison de tenues station / boutique, assister à la relance et au recouvrement des échus.
27. Suivi des stocks des produits secs et surgelés de l’activité La Croissanterie avec le partenaire LOGIKERA et FRIGODOM
28. Rédaction et envoi des courriers relatifs à l’ensemble des activités du réseau et mise sous pli

Profil du candidat

Formation Gestion /Commerce/Marketing bonne pratique d’Excel, Power Point

Organisé et rigoureux (respectueux des délais), réactif, curieux et bon communicant

Informations supplémentaires

TotalEnergies valorise la diversité, promeut le développement individuel et offre des opportunités d'emploi égales à tous les candidats.