Assistant(e) évènementiel (h/f)

Sous l’autorité hiérarchique de la responsable évènementiel, l’assistant(e) évènementiel assure le suivi des manifestations et la coordination des demandes des infrastructures sur le territoire de la commune de la Possession.

Missions principales

Coordination administrative et technique des évènementiels :

➢Préparation et participation aux commissions évènementielles

➢Organisation et pilotage des réunions techniques

➢Rédaction et suivi des comptes rendus, des conventions d’objectifs et de moyens en lien avec les évènements

➢Participer à l’organisation des grands évènements de la direction

➢Participer à l’instruction des dossiers de demandes des évènements

Coordination des demandes d’infrastructures :

➢Préparation et participation aux commissions d’infrastructure

➢Instruction des demandes d'infrastructures (ville, associations, particuliers...)

➢Rédaction et suivi des conventions de mise à disposition des infrastructures de proximité

➢Organisation des états des lieux avec les services gestionnaires des infrastructures

Mission transversale

➢ Participer au développement des relations entre la M.D.A.E, les services communaux et les associations

➢ Participer aux réunions de coordination des évènements avec les services, les particuliers et les associations

➢ Participer aux réunions de La Maison Des Associations et des Évènementiels

➢Rédaction et gestion des courriers et courriels du service

ACTIVITÉS SECONDAIRES:

➢Assurer la continuité du service (connaissance de l’activité des autres thématiques)

Participer au développement des relations avec les différents services, établissements publics et associations de la ville, qui mènent une manifestation sur le territoire (Service des Sports, Culture, Médiation/Animation, C.C.A.S, Caisse des Ecoles, insertion sociale...) .

ACTIVITÉS OCCASIONNELLES :

➢Accueillir et orienter les usagers (associations, public, scolaires et autres…)

➢Classer et archiver les dossiers et documentations

Expérience souhaitée sur un poste similaire.

AUTONOMIE ET RESPONSABILITÉS :

➢Principalement travail en bureau

➢Déplacements récurrents

➢Adaptabilité aux usagers

➢Grande autonomie dans l’organisation du travail. Force de proposition

➢Rattachement et reporting régulier auprès du responsable de service (Réunions de coordination, points réguliers)

➢Contacts réguliers avec l’équipe, les citoyens et les partenaires

➢Relation avec les services de la ville et les élus

COMPÉTENCES :

SAVOIRS

➢Culture territoriale,

➢Bonne connaissance du statut de la fonction publique territoriale

➢Connaissance des missions globales de chaque service en lien avec l’évènementiel et les gestionnaires des i infrastructures

➢Travail en transversalité,

➢Conduite et contrôle des procédures administratives

SAVOIRS ÊTRE :

➢Disponibilité, rigueur et discrétion

➢Sens du travail en équipe

➢Autonomie et sens des responsabilités

➢Esprit d’initiative et d’analyse

➢Grande éthique professionnelle

➢Sens de la gestion durable des moyens (humains, financiers, techniques)