Gestionnaire dépenses immobilières et frais du personnel

Groupe RIFSEEP : 3

Vos activités principales :

Recevoir et synthétiser les expressions de besoins des services prescripteurs en matière de dépenses de fonctionnement et d’investissement et s'assurer de leur conformité, demande les documents complémentaires le cas échéant (devis…),

Assurer la continuité de service des gestionnaires du pôle finances.
- Dépenses des frais du personnel : BOP 354 action 5 (périmètre MI) :

Contrôler et valider les ordres de mission et contrôler les états de frais dans Chorus DT.

Assurer le suivi des dépenses dans un tableau de suivi.
- Dépenses immobilières Préfecture : BOP 354 action 6 et EMIR, PNE, BOP 362, 348

Assurer la gestion et le suivi des engagements juridiques (Création et modification de tiers/DA/SF/Journal des pièces/nettoyage des EJ) dans Chorus, Chorus Formulaires et dans les tableaux de suivis

Assurer le suivi de consommation des fluides (Tableau de synthèse / Outils de suivi des fluires et bâtimentaire : OFSI, OPERAT et GEAUDE)

Assurer le suivi et la mise à jour de l’inventaire des immobilisations

Assurer le suivi des dépenses relatives à l’affranchissement
- Dépenses des BOP « métier » selon le contrat de service : BOP 216 Concours de la force publique en lien avec la DDETSPP :

Assure la gestion et le suivi des engagements juridiques (création et modification de tiers / DA / SF / Journal des pièces / nettoyage des EJ) dans Chorus, Chorus formulaires et dans les tableaux de suivi.

A noter que les missions de la présente fiche de poste sont susceptibles d’être adaptées en fonction de l’évolution de l’organisation du SGC.

Votre environnement professionnel :

Activités du service
Le secrétariat général commun de la Haute-Saône est un service déconcentré de l’État à vocation interministérielle relevant du ministre de l'Intérieur.

Le SGC exerce ses missions sous l'autorité fonctionnelle des directeurs des DDI pour l'exécution à leur bénéfice de ces missions.

Il assure la gestion de fonctions et moyens mutualisés en matière budgétaire, d'achat public, de systèmes d'information et de communication, de logistique, de ressources humaines et de mise en œuvre des politiques d'action sociale, selon le contrat de service.

Le pôle finances assure la gestion des moyens budgétaires de l'unité opérationnelle selon les prescriptions des services bénéficiaires et dans le respect de la réglementation en vigueur et des objectifs de performance de l’État.

Composition et effectifs du service
Le pôle finances est composé de la cheffe de pôle, d’un adjoint et de 4 gestionnaires.

Liaisons hiérarchiques
Le/la gestionnaire des dépenses immobilières et frais du personnel est sous l’autorité directe de la cheffe de pôle et de son adjoint en son absence.

Liaisons fonctionnelles

Interne : tous les agents de la Préfecture et des DDI

Externe : Autres services de l’État (SGAR, CSP, SFACT, PFRA), entreprises, fournisseurs

Connaissances techniques :
- Avoir des compétences budgétaires et comptables
- Utilisation du progiciel CHORUS (restitutions, formulaires, DT)
- Avoir des compétences en informatique - bureautique
- Connaître le droit des marchés publics
- Connaître l'environnement professionnel

Savoir-Faire :
- Savoir travailler en équipe
- Savoir s'organiser
- Savoir analyser

Savoir-Etre :
- Avoir le sens des relations humaines
- Savoir s'adapter
- Savoir communiquer

Vos perspectives : évolution vers tout autre poste à responsabilités similaires ou supérieures

Durée attendue sur le poste : 3 ans