Gestionnaire de dossiers

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s): Rédacteur, Rédacteur principal de 2ème classe, Rédacteur principal de 1ère classe, Adjoint administratif, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint adm. principal de 1ère classe

Ouvert aux contractuels: Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires.

Temps de travail: Temps complet

Management: Non


Descriptif de l'emploi

DÉFINITION MÉTIER
Le/La Gestionnaire administratif(ve) prend en charge toutes les opérations administratives de son domaine d'activité. Il/Elle assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service. Il/Elle a pour mission de gérer les dossiers transversaux et participe à des activités propres au poste occupé. Il/Elle recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la direction, suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l'organisation. Il/Elle est chargé(e) de mettre en place et de faire appliquer l’ensemble des règles et procédures dans le service ou la direction.

FINALITÉ DU POSTE
Le/La Gestionnaire de dossiers assure à la fois l’accueil des demandes des entreprises en matière de foncier économique et d’immobilier d’entreprise et leur suivi, ainsi que la commercialisation des espaces économiques créés ou libérés.

CONDITIONS D’EXERCICE
Lieu d’affectation: Siège (Le Crayon).
Bureautique: Poste de travail, Logiciels métier, Téléphone mobile.
Certification/Brevet/Permis: Permis B.


Missions / conditions d'exercice


ACTIVITES PRINCIPALES

1. Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent.
2. Conseiller les usagers et agents sur les procédures.
3. Collecter et traiter des données spécifiques à son domaine d'intervention dans le respect des procédures définies.
4. Gérer un portefeuille de dossiers en tenant compte des objectifs, moyens, contraintes et des échéances.
5. Participer à la réalisation des diagnostics sectoriels, à l’élaboration de scénarios prospectifs et à la rédaction de cahiers des charges techniques.
6. Instruire les dossiers (régularité juridique, administrative et comptable).
7. Rédiger les documents administratifs, les notes d’information, les comptes rendus et/ou procès-verbaux de réunion.
8. Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou de priorité.
9. Coordonner les activités avec les partenaires.
10. Participer à l’élaboration des marchés publics et à l’analyse des offres.
11. Rechercher et diffuser des informations.
12. Synthétiser et présenter des informations.
13. Vérifier la validité des informations traitées.
14. Créer et renseigner des tableaux de suivi des activités du service.
15. Contribuer à la réalisation des rapports d’activité.
16. Détecter et résoudre les anomalies identifiées.
17. Alerter sur les anomalies, les dysfonctionnements et les risques.
18. Aider à la mise en place de supports de communication.


ACTIVITÉS SPÉCIFIQUES

1. Commercialisation des espaces économiques (ZAE) du TCO et suivi des entreprises.
2. Observation des zones d’activités économiques et mise à jour des données.
3. Autorisations Urbaines et Modernisation des Zones d'Activité Économique.
4. Appui à la gestion locative des locaux et parcelles de l’EPCI dans ses zones d’activités.


ACTIVITÉS SECONDAIRES

1. Déploiement d’action(s) de terrain dans les ZAE.
2. Élaboration, suivi et gestion des marchés publics dans le cadre des ZAE.
3. Co-construction des budgets et des lignes budgétaires associées au service.


Profils recherchés

Niveau d'études minimum requis: Diplôme de niveau 4 ou équivalent et/ou justifier d’une expérience d’au moins un an sur des fonctions similaires.

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