Secrétaire insertion en espace solidarités côte-d’or talant

Sous la responsabilité de l’Adjointe au Chef d’Agence,

 Prépare, rédige et suit les procédures et décisions administratives liées aux dispositifs

d'intervention sociale territorialisée,

 Conseille et accompagne les agents administratifs sur les dispositifs d'intervention

sociale territorialisée,

 Garantit la qualité de traitement et de réponse dans le cadre des chartes

institutionnelles en vigueur,

 Contribue à l'organisation de la gestion administrative et le cas échéant comptable des

dispositifs d'intervention sociale territorialisée sur l'Espace ou l'Agence et y participe,

 Participe en tant que de besoin à l'accueil du public (accueil téléphonique et physique),

 Apporte un appui aux publics dans des démarches administratives.

Prépare, rédige et suit, dans le strict respect des délais, les procédures et décisions

administratives liées aux dispositifs d'intervention sociale territorialisée :

➢ Prépare des réunions des commissions territorialisées ad hoc (convocation

participants, ordre du jour, rédaction des procès verbaux, etc…),

➢ Veille au respect de la mise en forme des dossiers administratifs et des réponses aux

usagers et partenaires,

➢ Notifie des décisions aux usagers, aux instructeurs des dossiers.

 Conseille et accompagne les agents administratifs sur les dispositifs

d'intervention sociale territorialisée :

➢ Recueille et transmet les informations liées aux dispositifs et procédures

d'intervention sociale territorialisée,

➢ Gère de la documentation sur l’Agence,

➢ Accompagne les transferts de connaissances des dispositifs, procédures et outils

informatiques au sein de l'Agence et/ou l'Espace,

➢ Relaie au sein de son Agence, l'action des référents informatiques fonctionnels du

Pôle et de l'observatoire social départemental,

➢ Appuie les agents administratifs dans la gestion des cas complexes.

 Garantit la qualité de traitement et de réponse dans le cadre des chartes

institutionnelles en vigueur

 Contribue à l'organisation de la gestion administrative et le cas échéant

comptable des dispositifs d'intervention sociale territorialisée sur l'Espace ou

l'Agence et y participe :

➢ Conçoit et met en forme tout type de support,

➢ Construit, alimente et exploite des tableaux de bord et réalise les rapports

d’activités demandés,

➢ Collecte, exploite et organise des données administratives,

➢ Assiste les cadres dans la gestion interne et logistique de l'Agence et/ou de

l'Espace Solidarités Côte-d’Or en lien avec l'assistante de gestion de l'Agence,

➢ Saisit, contrôle et analyse des données sur le logiciel SOLIS,

➢ Prépare des réunions de commissions (convocation des participants, ordre du jour,

procès verbaux, …) et traite les décisions en aval (notification des décisions aux

usagers, aux instructeurs des dossiers).

 Participe en tant que de besoin à l'accueil du public (accueil téléphonique et

physique) :

➢ Assure une première information à l’usager sur les différents dispositifs, dans le

cadre de la continuité de service,

➢ Prend en charge l'information des usagers dans son domaine de compétence,

➢ Oriente si nécessaire auprès des Travailleurs Médico-sociaux de l’Agence ou

auprès d’un organisme extérieur.

 Apporte un appui aux publics dans des démarches administratives sur support

papier comme numérique

CONTEXTE PARTICULIER OU SPECIFIQUE AU POSTE :

Secrétaire en Espace Solidarités et plus spécifiquement affecté à la mission insertion sur

l’Espace Solidarités de TALANT avec possibilité d'intervenir en fonction des besoins de

service sur un autre Espace de l’Agence Solidarités Côte D’Or Talant-Chenove.

Formations (suivies ou à suivre) :
- «sensibilisation à la législation sociale et aux principaux dispositifs d'action sociale

départementaux »,
- « accueil des publics en difficultés »,
- logiciel spécifique et AST (SOLIS)

Contexte :
- obligation de réserve et de confidentialité,
- savoir accueillir les publics en difficulté et répondre aux différents partenaires concernés,
- travail à temps plein souhaité,
- Intervenir en qualité de référent sur les applicatifs métiers du domaine
- Peut être amené à suppléer la gestion administrative d’un dispositif dans le cadre des

compétences relevant du Conseil Départemental (FSL, MASP…)

TRONC COMMUN DE COMPÉTENCES

Accueillir physiquement et téléphoniquement les différents interlocuteurs

Gérer les agendas de l'équipe et prendre des rendez-vous en fonction des

priorités et des échéances

Rechercher et diffuser des informations quel que soit le vecteur

Apporter une réponse précise et claire à des demandes et orienter le cas échéant

Respecter les priorités, gérer l'urgence et l'imprévu

Créer, utiliser, modifier et imprimer des tableaux (contenant, chiffres, calculs ou textes)

Trier, classer et archiver des documents

Rédiger des courriers, notes ou compte-rendu en respectant les outils internes

Utiliser les applicatifs métiers

Suivre et gérer des dossiers

Préparer des réunions et les dossiers (ordre du jour, convocations, procès verbal)

COMPÉTENCES SPÉCIFIQUES

Connaître le cadre de l’intervention sociale et les dispositifs déclinés par le Conseil

Départemental et les partenaires des différents domaines (insertion, enfance, etc.)

Assister les travailleurs médicaux-sociaux et/ou les cadres sur le plan administratif, dans

l’accompagnement des usagers et/ou la gestion des dispositifs

Analyser les demandes du public, le renseigner et l’orienter

Pratiquer l’écoute active afin de comprendre les autres tout en conservant une neutralité et un recul nécessaire

Utiliser les fonctions avancées du logiciel de traitement de texte

Participer à la mise en oeuvre d’une opération / d’un projet en tant que membre d’une équipe

Contribuer au fonctionnement logistique de l’entité de travail (commandes de fournitures, gestion des locaux…)

Appliquer les principes du secret et de la discrétion professionnels

Repérer et réguler les dysfonctionnements ou solliciter l’arbitrage de sa hiérarchie

Entretenir des relations aussi bien avec les personnels de la Collectivité qu’avec des partenaires extérieurs traitant du domaine considéré