Agent de service population

Sous l’autorité de la Direction Générale, l’agent expérimenté à l’accueil de la population, état civil, élections, cimetière, garantit le bon accueil et l’expertise juridique et procédurale dans le traitement des demandes de dossiers dont le service à la charge, pour la population.

En binôme, participe aux missions dédiées aux agents de l’accueil de la mairie :
- Garantir un accueil et un renseignement au public de qualité dans le respect des délais impartis,
- Assure le bon suivi des demandes en matière d’état civil,
- Assure la gestion administrative des dossiers liés à l'activité funéraire, en l’absence du gestionnaire
- Assiste l’officier d’état civil lors des célébrations des cérémonies de mariages et parrainages civils,
- Assure le recensement militaire,
- Assure l’ensemble de l’organisation des élections politiques
- Assure la gestion du courrier postal de la mairie, filtre et oriente les courriels
- Assure les missions de régisseur suppléant pour les règlements des familles

ÉTAT CIVIL : (en binôme)
- Réception et rédaction des déclarations de reconnaissance, de changement de nom, prénom, de naissance, de mariage et de décès, PACS
- Participation à la gestion administrative du domaine funéraire (achats, renouvellements, mise à jour des concessions…en lien avec le gestionnaire du cimetière)
- Établissement des duplicatas des livrets de famille
- Traitement des demandes d’actes d’état civil, des avis de mentions dans le respect des délais

RECENSEMENT :
- Traitement des attestations d’accueil
- Recensement des jeunes citoyens
- Certifications administratives

ÉLECTIONS :
- Gestion de la liste électorale (inscription, radiation)
- Organisation des scrutins (préparation de la Salle, saisie des PV.)
- Assurer la permanence électorale

ACCUEIL / ADMINISTRATIF :
- Participation au fonctionnement du service
- Réception du public et délivrance de renseignements
- Utilisation du standard téléphonique
- Utilisation de la machine à affranchir et de la machine “mise sous plis”
- Gestion des fournitures administratives du personnel (gestion stocks, commandes, réception)

PORTAILS FAMILLES (en binôme)
- Assurer l’accueil des familles, les accompagner au bon usage du portail
- Participer à la gestion des inscriptions sur le portail
- Commander les repas de façon dématérialisée auprès du prestataire
- Pointer et vérifier la facturation avant mise en paiement auprès du service des finances de la ville
- Assurer une communication fluide avec les Directions des accueils de loisirs + hiérarchie

RÉGIE DE RECETTES – mandataire suppléant
- Réception et encaissement des paiements
- Clôture et dépôt des comptes, versement DFT
- Suivi et gestion des impayés en binôme
- Suivi et gestion des TIPI….

CONNAISSANCE ET SAVOIR-FAIRE
- Maîtrise l’ensemble des connaissances techniques et juridiques, notamment pour les domaines d’expertises
- Accueil et renseignement du public
- Forte capacité notamment en termes d’organisation générale, de gestion, d’initiatives, à maîtriser tous les paramètres relatifs au domaine d’expertise
- Maîtrise de l’outil informatique (logiciels métier, pack office)
- Savoir rendre compte

SAVOIR-ÊTRE
- Grande disponibilité vis à vis du public ;
- Aisance relationnelle avérée (capacité d’écoute, devoir de confidentialité / Discrétion)
- Conserver neutralité et objectivité face aux situations
- Savoir prioriser : Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
- Capacité à gérer les situations de stress, public à comportements difficiles
- Rigueur professionnelle, sens du service public et des responsabilités
- Aisance rédactionnelle (courriers et notes)
- Respect des contraintes horaires liées au fonctionnement du service, au déroulement des mariages (samedis), à l’organisation d’opérations ponctuelles plus lourdes (élections, …).