Missions principales
Coordination des cours de FLE :
1. Accueil et informations du public (public international adultes, jeunes étudiants étrangers et leur famille d’accueil)
2. Préparation et suivi des plannings des cours et des salles
3. Organisation et gestion des tests de niveaux
4. Suivi du dossier de l’étudiant (inscription, paiement, certificat de fin de session…)
5. Préparation des feuilles de présence et suivi de l’assiduité des étudiants
6. Organisation des réunions pédagogiques avec la direction et les enseignants FLE (préparation, rédaction des compte-rendus…)
7. Mise en place des activités culturelles (déjeuner d’accueil, sorties de fin de semestre etc.)
8. Référent privilégié des étudiants et enseignants FLE
Gestion administrative de l’auditorium :
9. Gestion de l’occupation de l’auditorium : renseignements, planning, envoi des devis, conventions, factures, …
10. Référent pour les demandes d’occupation : internes Ville/VGP/Elus et Cabinet du Maire/Mois Molière et externes
11. Gestion des dossiers administratifs
12. Gestion de la mise à disposition des techniciens (planning, déclaration d’heures etc…)
Participation à l’activité globale du pôle accueil :
13. Accueil et informations aux usagers (par téléphone, en présentiel, courriel)
14. Gestion des inscriptions pour l’ensemble des activités de l’UOV
15. Traitement des paiements et des encaissements (inscription en ligne et présentiel)
16. Envoi ponctuel d’informations aux étudiants (mail + SMS)
Missions ponctuelles
17. Accompagnement de groupes en visite culturelle
18. Soutien ponctuel des activités du service (rentrée universitaire, présence lors du Forum des Associations, évènements culturels…)
Votre profil
Formation
19. Bac, BTS Secrétariat
Expérience
20. Expérience sur un poste similaire avec accueil du public
Savoir-faire
21. Maîtrise de l’anglais indispensable + autre langue étrangère souhaitée
22. Maitrise de l’outil informatique (Pack office + logiciels métiers)
23. Bonne connaissance du Cadre européen de référence pour les langues (CECRL)
24. Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
Savoir-être
25. Organisation, efficacité et rigueur
26. Sens du service public
27. Qualités relationnelles et esprit d’équipe
28. Capacité à s’adapter à différents interlocuteurs
29. Adaptabilité et sens de la diplomatie
30. Bonnes qualités rédactionnelles
31. Prise d’initiative
32. Disponibilité ponctuelle en soirée
Conditions d'emploi
Contrainte(s) liée(s) au poste
33. Poste à 39h/ semaine (permanence en soirée une fois par semaine et une fois par mois le samedi matin)
Nombre de jours de congés
25 jours de congés, 23 RTT et 2 jours de fractionnement sous condition
Avantages
34. Participation de la Ville à la mutuelle et au contrat collectif Prévoyance
35. Remboursement des frais de transport en commun à hauteur de 75%
36. Possibilité d’adhérer à la Caisse d’Entraide (prestations sociales et loisirs)
Publiée le 14/05/2024
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