Chargé de gestion administrative et financière (h/f)

Garantir la sécurisation des procédures en veillant au respect des règles de la commande publique, au respect de l’ensemble des délais (règlementaires, contraintes d’exploitation …) et à la maitrise budgétaire des dossiers de la Direction de l’Immobilier et de l’Environnement de Travail

Assurer le suivi administratif et budgétaire d’un portefeuille d’opérations de construction bâtimentaire sous maitrise d’ouvrage de la Métropole liées aux activités du service Construction de la Direction de l’Immobilier et de l’Environnement de Travail selon une répartition des projets effectuée en fonction des budgets correspondants et assister les équipes opérationnelles sur les aspects administratifs des dossiers.

Dans ce cadre, vous assumerez le suivi des marchés et des enveloppes de crédits des projets de rénovation d’un ou deux parking en ouvrage, de création d’une déchèterie et d’un centre technique ainsi que des travaux d’équipements culturels ou sportifs

Participer à l’élaboration du budget du service Construction et assurer le suivi des enveloppes de crédits affectées au portefeuille de projet

Contribuer à l’amélioration du service rendu auprès des usagers internes et externes

Activité 1 : Garantir la sécurisation des procédures

Coordonner avec les équipes opérationnelles et la direction de la commande publique la préparation des marchés publics : planification des marchés, relecture et visa des pièces des marchés à publier, rédaction des pièces administratives pour les marchés < 40K€

Veiller au suivi administratif des marchés : réunion avec les prestataires, rédaction de courriers, production d’avenants, contrôle des factures …

Assurer la complétude des rapports de délégations du Président au conseil métropolitain

Assurer le suivi financier des marchés publics du portefeuille d’activité et alerter à l’approche des seuils maximum

Participer aux réunions de coordination avec les services opérationnels

Veiller aux délais de paiement

Activité 2 : Assurer le suivi administratif et budgétaire des projets en dépenses et en recettes

Effectuer l’engagement : procéder aux engagements de dépense et de recette, constituer le dossier des pièces justificatives de la dépense / de la recette

Gérer la facturation : réceptionner et contrôler les éléments de facturation, demander le service fait, produire des certificats administratifs, certificats de paiement et états de solde, calculer la révision de prix, répondre aux demandes des prestataires

Effectuer le pré-mandatement des engagements

Assurer le suivi administratif et financier des subventions à recevoir

Suivre l’exécution des contrats et mettre en œuvre les clauses : ordres de service, pénalités…

Gérer les garanties financières : contrôler les documents envoyés par les prestataires, demander les libérations de retenus de garantie

Participer à l’élaboration du budget du service Construction et assurer le suivi des enveloppes de crédits affectées au portefeuille de projets : prévision des crédits de fonctionnement et d’investissement des projets suivis, mise à jour du PPIF et anticipation du CA prévisionnel, élaboration des tableaux de suivi budgétaire, d’analyse sur l’exécution budgétaire

Rédiger des courriers, notes, rapports, conventions, avenants et délibérations

Activité 3 : Participer à l’amélioration du service rendu

Assurer un rôle de référent pour l’équipe opérationnelle de la Direction de l’Immobilier et de l’Environnement de Travail et plus particulièrement pour le service Construction batimentaire

Participer au dispositif de suppléance mis en place au sein du service

Statut : cadre d’emploi des rédacteurs territoriaux ou contractuels

Formation / Diplôme et qualifications nécessaires : Formation supérieure avec spécialisation comptabilité- finances et/ou juridique

Expérience souhaitée : première expérience sur fonctions similaires souhaitée