Placé/e sous la responsabilité de la Cheffe de service « Coordination Evénementielle », le/la chargé/e de coordination événementielle participe, en appui de la responsable du service, au suivi opérationnel (administratif, financier, logistique, sécurité) ainsi qu'à la coordination des manifestations municipales et associatives liées à l'animation du territoire.
MISSIONS
Assurer le suivi administratif et l'accompagnement organisationnel des manifestations municipales et associatives :
* Participer à l'élaboration de l'agenda annuel, alimenter les tableaux de bord de suivi d'activité
* Assurer le suivi de la mise en ½uvre des manifestations pilotées ou co-pilotées par le service coordination événementielle
* Travailler en collaboration avec les différents services municipaux concernés par les manifestations
* Gérer les relations administratives et opérationnelles avec les partenaires institutionnels, privés et les prestataires
* Participer ponctuellement à la mise en ½uvre active de certains aspects logistiques
* Accompagner et conseiller les associations sur les aspects administratifs, organisationnels et logistiques
Assurer le suivi des manifestations en matière de sécurité :
* Elaborer les dossiers de sécurité en lien avec la responsable du service : analyser la programmation et l'implantation, constituer, rédiger les dossiers et réaliser les plans
* Participer à l'élaboration des plans de sécurité en concertation avec la responsable de service (présence des services de secours, sécurité privée et associations de secourisme)
* Mettre en ½uvre et accompagner la mise en ½uvre des consignes de sécurité concernant les manifestations
* Participer au recrutement des équipes ponctuelles et à la définition de leurs missions (établissement des feuilles de route)
Assurer une polyvalence au sein du service :
* Participer aux réunions hebdomadaires du Groupe Manifestations : prises de notes, rédaction du compte-rendu en lien avec l'assistante du service, relevé des décisions
* Participer au suivi administratif du Guichet Unique des Manifestations
* Suppléer la responsable du service en son absence
INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES
Horaires : 39h hebdomadaires - 22 RTT
Contraintes spécifiques : présence ponctuelle les soirs et week-ends selon les besoins du service
Déplacements réguliers : permis B nécessaire
Possibilité de travail debout et en extérieur / port de charges 20kg
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