Secrétaire particulier du directeur des services du cabinet

Groupe RIFSEEP : 1 Vos activités principales :

Le secrétariat particulier du préfet et du directeur de cabinet assure principalement la mission d’assistant de direction.

Polyvalence et travail en équipe :

Nécessite de savoir travailler en binôme secrétariat préfet / secrétariat directeur de cabinet et savoir travailler en complémentarité avec le secrétariat SG dont l’intérim doit être pris en charge.

Assister l’autorité :
- gestion de l’agenda
- filtrage et gestion des communications
- centralisation des dossiers en veillant à la ponctualité de leur constitution et suivi de leur

exhaustivité

Aider à l’organisation :
- organiser et convoquer les principales réunions
- gérer et suivre les permanences, les congés et les absences du Corps Préfectoral
- suivre les astreintes opérationnelles des services de l’État et des grands opérateurs
- suivre les congés des chefs de service de l’État

Contribuer à la représentation de l’État :
- suivre le budget résidence et représentation
- contribuer à organiser les réceptions officielles en lien avec le maître d’hotel
- contribuer à l’organisation des V.O.
- Dans le cadre de ses missions, l'agent met en œuvre les engagements du référentiel Qual-e-pref.

Connaissances techniques

Avoir des compétences en informatique - bureautique/niveau maîtrise/requis Connaître l'environnement professionnel/niveau maîtrise/requis

Savoir-faire

Savoir s'organiser/niveau maîtrise/requis Savoir rédiger/niveau pratique/requis

Avoir l'esprit de synthèse/niveau pratique/requis Savoir analyser/niveau initié/requis

Savoir-être

avoir le sens des relations humaines/niveau maîtrise/requis savoir s'exprimer oralement/niveau maîtrise/requis savoir communiquer/niveau pratique/requis

savoir accueillir/niveau pratique/requis savoir s'adapter/niveau maîtrise/requis