Assistant comptable polyvalent h/f

MTBK Activités est une Holding qui regroupe les activités des sociétés suivantes : Ariess Consulting, Aquafit'Bulle, Atelier Coworking 78, SCI M'CO10 et SCI MAJIKA.

Dans le cadre de vos fonctions, vous pourrez être amenés à travailler pour ce groupement d'entreprises selon le besoin exprimé par la Direction.

Pour rappel, ci-après la description des activités de chacune :

- MTBK Activités : Société Financière détenant les ressources humaines relatives aux fonctions supports du Groupement notamment sur les domaines - administratif, finance, marketing et communication, gestion du personnel, marque entreprise, etc. Elle intègre également l'activité de l'Atelier Coworking 78 : Centre d'Affaires et de coworking proposant à la location des espaces nomades, des salles de réunion, des bureaux fermés, etc.
- Ariess Consulting : Bureau de Conseils et d'Études Techniques indépendant et pluridisciplinaire Courant Faible (CFA - Sûreté, Sécurité, Réseaux, Domotique Environnementale) et Courant Fort (CFO - Électricité). Depuis 2016 nous développons notre secteur d'activité autour de l'intelligence des villes et des bâtiments afin d'élaborer des programmes novateurs.
- Aquafit'Bulle : Centre Aquafitness et Bien être proposant des cours aquatiques de type : AquaBike, AquaFibi, AquaGym, AquaCombat, etc.
- SCI MAJIKA : Société Civile Immobilière, gestionnaire de patrimoine immobilier.
- M'CO10 : Société Civile Immobilière, gestionnaire de patrimoine immobilier.

Dans le cadre d'un renforcement de notre équipe, nous recherchons notre futur(e) :ASSISTANT(E) COMPTABLE POLYVALENT(E) (F/H)

Votre mission :

Sous l'autorité directe de la Responsable Administrative et Comptable, vos missions seront variées et couvriront plusieurs domaines essentiels au bon fonctionnement des activités du groupe. Vous interviendrez sur 4 axes principaux :

1. Gestion Administrative et Organisation d'Événements :

- Accueil et Gestion des Locaux :
Accueil téléphonique et physique des visiteurs,
Réception, distribution et traitement du courrier, des colis, (vérification, signature et tampons),
Gestion de la bonne tenue des locaux,
Suivi des stocks et gestion des commandes de consommables,
Prise en charge des litiges liés au bâtiment (sinistres, dégât des eaux, suivi des expertises, gestion des assurances),
Gestion de l'assurance des locaux et de la Responsabilité Civile Professionnelle (RC Pro).

- Gestion Administrative et Financière quotidienne :
Rédaction de mails, courriers divers (Banques, Assurances, Factures, etc.),
Classement et archivage,
Mise à jour des différents tableaux de trésorerie pour chacune des sociétés (éléments de facturation, encaissements / décaissements, charges fixes et prévisionnelles, éléments de rémunération, etc.).

- Gestion des événements et relations clients :
Gestion et organisation des cadeaux clients en fin d'année,
Gestion et organisation de la soirée de fin d'année,
Organisation des déplacements professionnels (réservation de restaurants, billets d'avion, voiture de location, chambres d'hôtel).

- Gestion des Fournisseurs :
Gestion des contrats : négociation, passation des commandes et suivi du bon déroulement des achats (matériel, logiciels, etc.),
Suivi et contrôle des livraisons,
Suivi et règlement des factures,
Réclamation des factures manquantes.

2. Facturation et Recouvrement Clients :

- Ariess Consulting :
Vérification des commandes clients avec notre CRM,
Relance hebdomadaire des Chargés d'Affaires concernant l'étalonnement et la prévision de facturation,
Mise à jour des tableaux de suivi de facturation et de recouvrement,
Facturation : vérification de la conformité des factures avant facturation, dépôt des factures sur Chorus ey autres plateformes, suivi des échéances et recouvrement.

- MTBK Activités :
Facturation mensuelle des Management Fees et Prestations de Présidence vers les sociétés du groupe,
Facturation mensuelle liée à l'activité du Coworking (peu de clients en facturation manuelle),

- SCI Majika :
Émission des quittances de loyers mensuels incluant une prévision des charges,
Calcul de la revalorisation annuelle des charges,
Suivi des échéances et recouvrement.

3. Gestion du Coworking :

- Renseignement des visiteurs et accueil des coworkeurs,
- Gestion de la plateforme de réservation en ligne : vérification quotidienne du planning des réservations et contrôle des paiements,
- Préparation et remise en état des salles à chaque location,
- Gestion des appels téléphoniques et traitement des e-mails,
- Dynamisation de l'activité pour recruter et fidéliser de nouveaux clients,
- Rédaction des contrats de domiciliation et suivi des contrats en cours,
- Contrôle des comptes crédits des coworkeurs.

4. Gestion de la Comptabilité :

- Intégration dans Pennylane des différentes pièces comptables par rapport aux différents logiciels utilisés,
- Vérification et imputation des pièces comptables,
- Vérification et saisie des notes de frais,
- Lettrage des comptes,
- Préparation mensuelle de la TVA pour le Cabinet d'Expert-Comptable,
- Préparation des notes de frais de la Direction,
- Suivi du paiement des cotisations sociales / fiscales (URSSAF, retraite, prévoyance, mutuelle, CIPAV, Aviva Vie, April, TVA, IS, etc.),
- Connaissance des règles et dates fiscales,
- Maîtrise des fondamentaux comptables pour préparation du Bilan annuel,
- Révision mensuelle des comptes.

Votre profil :

Formation et expériences :
- Formation de type administrative et comptable de niveau Bac 2, (BTS, DUT, Titre Certifié)
- Vous justifiez d'une expérience réussie de 5 ans minimum dans des fonctions similaires.

Vos atouts pour le poste :
- Autonome, organisé(e) ; rigoureux.se
- Vous avez cette facilité de vous adapter aux situations et à vos interlocuteurs,
- Vous êtes capables d'identifier des solutions rapides et efficaces face à des imprévus ou des anomalies,
- Vous êtes capables d'entretenir de bonnes relations avec les clients et les fournisseurs, en particulier dans le cadre du suivi des paiements et des factures,
- Vous êtes en mesure de collaborer efficacement avec différents services, notamment le cabinet comptable, Ressources Humaines, Direction et Marketing/ Communication,
- Vous êtes en mesure de gérer simultanément des tâches administratives et comptables,
- Vous êtes capable de gérer plusieurs tâches et prioriser de manière efficace,
- Vous êtes en mesure de rédiger des courriers de manière claire et professionnelle,
- Vous êtes capable de hiérarchiser les tâches pour respecter les délais tout en maintenant la qualité du travail.

Conditions d'emploi :

Conditions de travail et avantages :

- Contrat : Poste en CDI, offrant une stabilité à long terme,
- Rémunération : Salaire fixe entre 23K€ et 27K€, à définir en fonction de votre profil et de l'expérience,
- Avantages sociaux : Couverture mutuelle et prévoyance avec une prise en charge de 50% par l'employeur, garantissant sécurité et bien-être,
- Comité d'entreprise : Accès à des avantages variés (chèques cadeaux, offres culturelles et de loisirs, réductions auprès de grandes enseignes partenaires),
- Environnement de travail : Un cadre agréable avec espaces de détente, salle de sport avec douche, et parking privé pour un confort optimal,
- Accessibilité : Poste basé à Méré (78), à seulement 5 minutes à pied de la gare Montfort-l'Amaury - Méré, facilitant vos trajets,
- Restauration : Possibilité de déjeuner sur place, offrant une solution pratique et conviviale.