Le service affaires générales a pour mission d'accueillir, de renseigner les habitants/usagers sur les formalités administratives nécessaires à l'obtention de documents administratifs tels que les titres sécurisés, mais également d'instruire et de constituer les dossiers relatifs à l'état civil (mariage, Pacs, décès, reconnaissance...), d'assurer la gestion du cimetière communal (délivrance des concessions, diverses autorisations pour les opérateurs funéraires) et de procéder à l'organisation des élections (politiques et professionnelles).
Sous la responsabilité hiérarchique de la responsable du service Affaires Générales/État Civil/Cimetières/Élections, en lien avec les agents du service, le titulaire du poste a pour principales activités :
ACTIVITÉS PRINCIPALES
- Accueil physique et téléphonique du service
- Titres sécurisés : Prise de RV pour les demandes de cartes d'identité et passeports, vérification et instruction des dossiers, réception et classement des titres, suivi des retours.
- Recensement citoyen
- Attestation d'accueil
- Légalisation de signature et copie conforme pour autorités étrangères
Etat-civil
- Traitement du courrier et des demandes d'actes d'état civil (courrier et comedec)
- Tenue des registres (enregistrement des actes de naissances, naissances extérieures, reconnaissances, mariages, décès... et suivi administratif)
- Établissement des dossiers mariages (instruction et suivi des dossiers). Mise à jour des actes (apposition des mentions)
- Recueil des demandes de PACS et de changement de prénom, de nom, parrainage civil et divers noces
- Établissement et mise à jour des livrets de famille
Cimetière (connaissance du logiciel cimetière gescime)
- Accueil des familles, vente et renouvellement de concessions, suivi des demandes d'inhumation, exhumation, déclarations de travaux
- Délivrance des autorisations funéraires (fermeture de cercueil, crémation)
Gestion électorale
- Suivi des inscriptions/radiations
- Préparation et participation aux scrutins électoraux
TEMPS DE TRAVAIL/HORAIRES
- poste à temps complet - du lundi au samedi matin
ENVIRONNEMENT DU POSTE/CONTEXTE DE TRAVAIL
- Présence obligatoire aux heures d'ouverture de la Mairie
- Présence 1 samedi /2
- Flexibilité pendant les périodes de congés annuels (remplacement)
- Présence le dimanche pour les élections
De nature avenant.e, vous êtes motivé.e à pourvoir un poste en relation constante avec l'usager.
Savoir-être :
- Qualités relationnelles, qualité d'écoute et de dialogue,
- Aptitude au travail en équipe et avec le public (adaptabilité aux interlocuteurs)
- Discrétion, rigueur et devoir de confidentialité
- Sens de l'organisation, facilité d'adaptation, gestion des priorités
- Discrétion, rigueur et devoir de confidentialité
Savoir-faire :
- Expérience sur poste similaire souhaitée
- Maîtrise de la réglementation de l'état civil/cimetière et de la rédaction des actes
- Connaissance des logiciels métiers serait un plus (mélodie opus, adagio et particulièrement gescime)
- Maîtrise des techniques d'accueil et règles de communication
- Maîtrise de l'outil informatique, des procédures administratives
En cliquant sur "JE DÉPOSE MON CV", vous acceptez nos CGU et déclarez avoir pris connaissance de la politique de protection des données du site jobijoba.com.