Assistant(e) qualité et chargé(e) des plannings

• Réalise les tâches relatives à la qualité de l’établissement.

• Collecte auprès des responsables de services toutes les informations relatives à l’élaboration et la gestion des plannings.

• Organise la pose des congés dans le respect des règles établies et des nécessités de service

• Gère et optimise le planning des services soins, hôtellerie, cuisine, animation, maintenance

• Réalise un renfort sur les tâches de secrétariat

• Favorise l’information au sein de l’EHPAD

1. Gestion des plannings

• Assure la gestion des plannings sous la responsabilité des responsables de service.

• Gère la pose des congés annuels et RTT dans le respect des règles en vigueur.

• Veille à avoir à disposition la documentation de l’établissement relative à la gestion ressources humaines (règlement intérieur…).

• Favorise la communication et la circulation des informations au sein de l'établissement tout en respectant la confidentialité nécessaire

• Participe aux réunions générales du personnel

• Participe aux actions de formation mises en place

• Rend compte régulièrement de son action

2. Assistant qualité

• Réalise et met à jour la veille documentaire de l’établissement

• Réalise les protocoles et procédures en lien avec les responsables de service

• Diffuse les protocoles et procédures auprès de tout le personnel de l’établissement

3. Renfort secrétariat :

• Saisie et met en forme tout type de document, les transmet et les classe

• Rédige les courriers courants

• Effectue des travaux de reprographie

• Effectue des travaux de mailing

• Effectue divers travaux de classement, de rangement

• Réalise et met à jour la veille documentaire de l’établissement

• Réalise les protocoles et procédures en lien avec les responsables de service

• Diffuse les protocoles et procédures auprès de tout le personnel de l’établissement

4. Assure le remplacement de l’agent d’accueil lors de ses absences

Qualification – compétences :

• Maîtrise d’un logiciel de planning

• Agent administratif expérimenté et confirmé dans la fonction.

• Maîtrise de l’outil informatique et des logiciels Word et Excel.

• La connaissance des logiciels utilisés dans l’EHPAD est souhaitée (Titan, Octime)

• Maîtrise de la langue française (grammaire et orthographe)

Qualités professionnelles et personnelles :

• Rigueur, organisation, disponibilité, discrétion, adaptabilité.

• Autonomie, capacité d’analyse et de synthèse, capacité rédactionnelle.

• Patience, amabilité, courtoisie.

• Connaissances des personnes âgées et de leurs besoins.

• Connaissances de la complexité d’un établissement sanitaire et médico-social.