Gestionnaire de scolarité (h/f)

Affectation : Faculté des Sciences du Sport (F3S - STAPS) - Pôle des études et de la scolarité

Emploi ouvert aux agents contractuels uniquement
CDD de 6 mois à pourvoir à compter du 28/04/2025

Catégorie : C Corps : Adjoint technique C1
Rémunération selon grille de la Fonction Publique
Quotité : 100%

Mission : Réaliser les actes de gestion administrative relatifs aux étudiants inscrits au sein des diplômes professionnels de la Faculté (DEUST, Licences professionnelles) et Licence et Master délocalisés, dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine de la scolarité, de l'inscription administrative à la délivrance des diplômes. Effectuer la gestion courante : recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au bon fonctionnement des diplômes et de la structure. Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes. Participer aux manifestations institutionnelles.

Activités principales :
Accueil et information :
- Accueillir et informer les divers publics : étudiants, enseignants, intervenants externes, futurs étudiants et les différents services de l'université.
- Répondre aux demandes d'informations (physique, téléphonique, courriel).

Gestion et suivi de la scolarité des étudiants :
- Gérer les procédures d'admission pour les candidats français et étrangers (traitement des dossiers de candidature sur les plateformes Parcoursup et Etudes en France).
- Réaliser les inscriptions administratives et pédagogiques via APOGEE des candidats retenus et les aménagements d'études (étudiants salariés, sportifs de haut niveau.).
- Suivre et vérifier les paiements des droits de scolarité.
- Établir les emplois du temps et saisir les réservations de salles sur le logiciel ADE.
- Suivre et gérer les étudiants en mobilité internationale (mobilité entrante et sortante) : inscription administrative, pédagogique, organisation des emplois du temps, .
- Préparer et organiser le contrôle continu, les examens en relation avec les enseignants.
- Collecter et saisir les notes, éditer les procès-verbaux, les relevés de notes et les attestations de réussite.
- Préparer, organiser les jurys de semestres et d'année.
- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion des étudiants et de leurs cursus.
- Saisir et mettre en forme des documents divers, les reproduire et les diffuser.
- Assurer le suivi des dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes.

Gestion des bourses :
- Contrôler, suivre et effectuer les relances sur l'interface AGLAE.
- Suivre les justificatifs et les absences
- Transmettre les demandes d'exonération des droits d'inscription et les dossiers de remboursement (bourses tardives) pour traitement.

Gestion des stages :
- Informer et soutenir les étudiants et les enseignants dans la mise en place des conventions (Pstage).
- Vérifier la conformité des conventions de stage.
- Suivre le rendu des rapports de stage.
- Coordonner la mise en place des stages à l'étranger avec le Fonctionnaire de Sécurité et de Défense (FSD) de l'université.

Gestion des contrats professionnels et apprentissage :
- Suivre les étudiants en formation continue ou en apprentissage.
- Contrôler l'assiduité et procéder aux émargements.

Contraintes particulières :
- Contraintes liées au calendrier universitaire.
- Contraintes de délais à respecter, interruptions fréquentes.
- Interactions indispensables avec de nombreux interlocuteurs.
- Traitement d'informations à caractère confidentiel.

Contact pour renseignements sur le poste :
Mme Christelle DURRINGER, Responsable administrative et financière

Experience: Débutant accepté

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.