Vip assistant

Poste: VIP Assistant.e

Equipe : VIP

Contrat : CDD – 6 mois (Avril– Octobre)

Date de prise de fonction : courant avril 2025

Lieu de travail : Bureaux dans des locaux partagés à Paris (75008)


Description de l'entreprise

Art Basel organise les plus grandes expositions d'art moderne et contemporain au monde, à Bâle, Miami Beach, Hong Kong et Paris. Définie par sa ville et sa région d'accueil, chaque exposition est unique, comme en témoignent les galeries participantes, les oeuvres d'art exposées et la programmation parallèle de contenus réalisés en collaboration avec les institutions locales. Outre des stands ambitieux accueillant les plus grandes galeries du monde entier, chaque exposition et chaque événement artistique mettent en lumière les dernières évolutions des arts visuels, offrant aux visiteurs de nouvelles idées, de nouvelles inspirations et de nouveaux contacts dans le monde de l'art.

Nous recherchons pour notre bureau à Paris un.e assitant.e VIP pour assister l'équipe VIP à l'organisation d’Art Basel Paris, qui se déroulera au Grand Palais du 22 au 26 octobre 2025.


Description du Poste

* Assister la Représentante VIP France dans les diverses tâches administratives (recherche, compilation de listes de contacts, assistance CRM, etc.)
* Collaborer et assister étroitement la Représentante VIP France pour toutes les demandes d'invitations émanant du territoire
* Être le point de contact et assurer le suivi des demandes d'invitations venant des galeries et institutions françaises en collaboration avec l'équipe VIP
* Assister dans les aspects administratifs et logistiques l'équipe VIP : soutien à l'organisation des réunions, mise à jour des supports de communication et documents collatéraux
* Coordonner et assister les VIP représentants : demandes d'invitation à la foire, informations liées aux évènements et toutes autres questions
* Coordonner les aspects logistiques du département VIP avant et durant la foire (gifting et envois d'invitations papier, présence au comptoir VIP à la foire, suivi de l'installation et de livraison sur site, présence aux évènement VIPs pendant la foire…)
* Traitement de la boîte de réception des VIP d'Art Basel (Vip Inbox)
* Mise a jours permanente de la base de données VIP
* Assister l'équipe VIP dans tous les projets CRM, la mise en ligne de contenus pour le programme VIP, l'extraction et la revue de liste VIP, l'envoi de mailings personnalisés
* Présence ponctuelle requise lors d'événements pour assister l'équipe VIP dans la préparation de listes d'invités, la gestion logistique de l’installation et l’accueil des VIP (avant et pendant la foire)


Profil

* Diplôme équivalent à 5 années d’études supérieures.
* Expérience dans le domaine culturel, idéalement en gestion de clientèle internationale ou mécénat.
* Anglais courant (oral et écrit)
* Aisance relationnelle et communicationnelle, compétences en service clientèle, attitude courtoise et accueillante
* Extrêmement organisé.e, multitâche, capable de gérer plusieurs projets simultanément
* Excellentes capacités rédactionnelles
* Appétence pour l'art contemporain
* Polyvalence et adaptabilité
* Connaissance et intérêt pour le secteur culturel et artistique.