Responsable unité administrative - enfance jeunesse (h/f)

Poste
Au sein du Service Enfance Jeunesse de la Direction des Familles, vous êtes placé sous la responsabilité de la cheffe du service et travaillez en transversalité avec les 3 autres responsables d'unités : « Vacances Loisirs », « Animation Jeunesse », « Information-Prévention ».

Dans ce cadre, vos missions sont les suivantes.

Management
-Gérer et diriger une unité de travail (3 agents) en fonction des orientations du service et de la définition de la compétence
-Assurer le relais du projet de service auprès des agents de l'unité, en accompagnant le changement
-Fixer des objectifs, accompagner et évaluer le travail de ses agents

Gestion Administrative
-Assurer le suivi de la communication du service :
Ø Référencer et transmettre les actions mises en place par le service à la Responsable Administration générale et relations aux usagers de la Direction des Familles
Ø Superviser et accompagner la transmission des informations aux familles (affiches, courriers, factures, etc.)
Ø Gérer l'animation du portail Familles
Ø Suivre les rétro plannings pour la conception des outils de communication, puis la diffusion des outils et anticiper le renouvellement du stock

-Assurer le secrétariat et le suivi des actes administratifs du service :
Ø Organiser et suivre les réunions avec les communes, les élus, les partenaires
Ø Rédiger les courriers, en assurer le suivi via le logiciel Acropolis
Ø Valider les paramétrages du logiciel métier I-Noé
Ø Assurer le suivi des conventions du service : anticiper les échéances et vérifier leur bonne application (suivi des pièces, mise en œuvre des instances, etc.)

-Assurer le suivi des démarches logistiques du service :
Ø Suivi du pool de véhicules en lien avec le Garage de l'Agglo
Ø Suivi du bâtiment, notamment via le logiciel Astech
Ø Commande des fournitures administratives du bâtiment

-Suivre les indicateurs d'activité chiffrés du service permettant l'élaboration des bilans d'activité :
Ø S'assurer du respect des délais de transmission des données par les unités métier
Ø Vérifier les données transmises par l'équipe administrative
Ø Élaborer des tableaux de suivi des indicateurs
Ø Transmettre les indicateurs de suivi d'activité du service à la Direction
Ø Vérifier et saisir les données d'activités des dispositifs sur le logiciel AFAS de la CAF

Suivi des effectifs
-Etre le référent RH du service Enfance Jeunesse (logiciel Chronotime, procédures RH)
-Assurer le lien avec la RH pour la transmission des informations des contrats et horaires des saisonniers
-Veiller au respect de la législation et du respect des procédures de Valence Romans Agglo
-Superviser la saisie des demandes de stages Enfance Jeunesse et Petite Enfance
-Suivre l'organigramme des différentes unités du service

Profil
- Compétences et expérience en management
- Niveau de bureautique excellent (Excel, Word, PowerPoint, Outlook)
- Aisance avec le paramétrage de logiciels. La connaissance des logiciels I-Noé et Chronotime sera appréciée
- Capacité à rédiger dans une orthographe et une syntaxe excellents, et à mettre en forme des courriers

Cadre de travail :
- Poste à temps complet
- Recrutement en CDD remplacement maladie jusqu'au 15 mars 2025, renouvelable
cadre d'emploi es rédacteurs territoriaux (catégorie B)

Avantages :
- Rémunération selon la grille de la fonction publique territoriale + primes semestrielles
- Participation possible de la collectivité à la couverture mutuelle et prévoyance

Plus de renseignements :
- Rachel BOUVIER, Responsable du service enfance jeunesse, : 04 75 72 84 55
- Célia CHATELARD, Conseillère en recrutement, 04 75 81 30 43

Merci d'envoyer votre candidature (CV + lettre) avant le 31 janvier 2025.

Experience: 1 An(s)

Compétences: Comptabilité publique,Améliorer des procédures administratives,Assurer la gestion administrative d'une activité,Mettre en place des outils d'aide à la décision,Piloter une activité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de leadership : Capacité à mobiliser une équipe/des interlocuteurs et à les entraîner dans la poursuite d'un objectif partagé.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.