Informations générales
Corps / Grade : Secrétaire administratif / B
Groupe IFSE : 2
Poste vacant
Durée d'affectation attendue sur le poste : 3 ans
Le secrétaire de direction assiste un responsable dans la gestion quotidienne de son travail. Il exerce notamment ses fonctions auprès de chefs de cour, de chefs de juridiction, du directeur délégué à l'administration régionale judiciaire, du directeur de greffe ou dans une école (ENG, ENM). Il appartient au corps des secrétaires administratifs
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Secrétariat de direction :
Tenue et mise à jour des dossiers administratifs des agents et saisie de pièces sur les dossiers DIADEM des agents ;
Saisie de documents sur le DPJ (PV AG fonctionnaires, CR commission restreinte, CR comité de gestion) ;
Mise à jour de l'annuaire téléphonique lors des mouvements de personnels
Gestion de la cellule budgétaire :
Etablissement de devis, saisine des demandes d'achats et des services faits dans CHORUS FORMULAIRES ;
Suivi de l'exécution budgétaire sur tableau Excel ;
Suivi des commandes avec les fournisseurs ;
Réception et vérification des commandes ;
Gestion des fournitures (gestion des stocks, demandes de devis, distribution aux magistrats et fonctionnaires)
Secrétaire de la commission d'établissement de la liste annuelle des experts :
Gestion de l'ensemble de la procédure de renouvellement annuelle (inscription, réinscription, honorariat) depuis la réception des demandes transmises par le procureur de la République jusqu'à la mise à jour des fichiers informatiques, l'établissement de la liste, les notifications et la diffusion de la liste.
Réception des demandes d'inscription et de réinscription sur la liste transmise par le secrétariat PR ;
Préparation des dossiers pour avis de l'avocat général :
Préparation de la commission et de l'assemblée générale qui se tient une fois par an et suivi - notifications suite à l'assemblée générale ; Demande des rapports d'activité ; Gestion de la liste sur le logiciel ESABORA Experts (implanté en juin 2023) - en cours de finalisation.
Régisseur suppléant :
En cas d'absence du régisseur :
Gestion de la régie d'avances
Gestion de l'avance de fonds publics
Vérification des pièces de dépense (frais de justice) et paiement
Passation des écritures et validation
Tenue de la comptabilité des opérations de recettes et de dépenses
Préparation des bordereaux de pièces de dépense et transmission au service administratif régional
Édition des documents comptables et transmission aux autorités compétentes (trésorerie générale, directeur de greffe)
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