Cadre des secrétariats médico-administratifs

Définition :

Le(la) Cadre des Secrétariats Médico-administratifs (SMA) a pour mission de planifier, organiser et piloter les activités de Secrétariats Médico-Administratifs en animant une équipe de professionnels et en veillant à l’efficacité des prestations fournies, sur un ou plusieurs pôles de l’établissement.

Dans le cadre des S.M.A., la cellule de coordination travaille en étroite relation avec différentes Directions fonctionnelles et différents services :

-Direction des Ressources Humaines

-CAF (cellule admissions facturation)

-Direction des Service Informatique et Téléphonie

-Direction des Affaires Financières (DIM, Analyse de gestion)

-Direction des Soins

Activités principales :

-Encadrement de proximité, management d’équipe(s), gestion et développement des compétences des personnels S.M.A.

-Conception, saisie des cycles de travail des S.M.A.

-Gestion des temps de travail, plannings prévisionnels et saisie sur le logiciel de gestion du temps de travail (Equitime)

-Gestion de l’absentéisme et maitrise des dépenses budgétaires RH

-Accueil, information et formation des nouveaux personnels et des stagiaires

-Planification des activités et des moyens, contrôle et reporting

-Contribuer au développement de la culture Qualité (PAQSS, EI…)

-Description, rédaction et actualisation de procédures, de processus spécifiques à son domaine, traitement des dysfonctionnements

-Mise en place et suivi de tableaux de bord et autres documents de suivi de l'activité

-Contrôle et suivi de la qualité des prestations, dans son domaine d'activité

-Assistance à la gestion de projet, conseil aux décideurs concernant les choix, les activités du domaine d'activité

-Contribution à l’amélioration de l’efficience des organisations S.M.A.

-Organisation et suivi opérationnel des activités et de projets relatifs aux Pôles de référence

-Participation à la gestion médico-économique des Pôles

Relations professionnelles :

-Sous la responsabilité hiérarchique de la Coordonnatrice des S.M.A. et du Directeur des Affaires Générales & Patientèle

-En relation fonctionnelle étroite avec les Cadres Supérieurs de Santé des Pôles et les Cadres de santé de proximité

-Autres relations les plus fréquentes : les Médecins Chefs de service, la Direction des ressources humaines (secteurs recrutement et carrières), la CAF (cellule admissions facturation), les Référentes S.M.A. des applications informatiques

Lieu d’exercice des fonctions :

-Cité Sanitaire, Boulevard Georges Charpak à Saint Nazaire 44600

Précisions sur le poste :

-Poste à temps plein à pourvoir dès que possible

Horaires de travail actuels :

-Forfait journée Cadre, 7h48 par jour

-20 RTT par an

Correspondances statutaires :

-Grade : Adjoint des cadres ou Assistant Médico-Administratif (AMA)