Stagiaire gestionnaire formation h/f

Présentation de l’École Supérieure de Physique et de Chimie Industrielles de la Ville de Paris
L’ESPCI Paris - PSL, Ecole Supérieure de Physique et de Chimie Industrielles de la Ville de Paris, est à la fois une Grande École d’ingénieurs originale, un centre de recherche de renommée internationale et un générateur fécond d’innovation pour l’industrie.

Fondée en 1882 sous l’égide de la Ville de Paris, l’École attire depuis plus d’un siècle les plus grands esprits scientifiques novateurs : Pierre et Marie Curie, Paul Langevin, Frédéric Joliot-Curie, Pierre-Gilles de Gennes et Georges Charpak sont autant de noms illustres qui contribuent à la réputation de l’ESPCI Paris, notamment à l’étranger.

Aujourd’hui, la culture d’excellence est plus que jamais vivante au cœur même de l’École : 70% des élèves-ingénieurs préparent une thèse et deviennent docteurs-ingénieurs ; les enseignants-chercheurs et chercheurs de l’École construisent le savoir de demain et publient plus d’ 1 article par jour dans les meilleures revues scientifiques internationales ; ils inventent l’industrie du futur et déposent 25 brevets chaque année.

Modèle d’excellence et d’exception à la française, l’ESPCI Paris est une école composante de l’Université PSL, Paris Sciences & Lettres.

La direction d’Appui à la recherche est un service dédié au montage et à la gestion administrative et financière des projets de recherches portés par l’ESPCI et de la scolarité des doctorants.
e d’appui aux projets de recherche assure le montage de projets de recherche complexes et/ou stratégiques de l’ESPCI-Paris-PSL en lien avec les autres établissements de PSL et les autres services supports de l’ESPCI.

Le poste est rattaché à la Direction d’Appui à la Recherche au sein du pôle contrats de recherche.
Composée de 12 personnes incluant sa directrice et son adjointe, la DAR est organisé en plusieurs pôles : contrats de recherche, Europe, DIM MaTerRE, scolarité des doctorants et appui à la gestion (PAG). Le montage administratif et financier des projets déposés par l’ESPCI en réponse aux appels à projets nationaux et internationaux.
La gestion administrative et financière des contrats de recherche, de chaires et de mécénats
La négociation, juridique des contrats de recherche
Le suivi et la gestion prévisionnelle du budget investissement, fonctionnement et du budget de masse salariale des contrats de recherche
La gestion administrative de la scolarité des doctorants de l’ESPCI et de l’Institut Curie.
La participation aux projets de recherche structurants coordonnés au niveau de PSL
L’appui à la gestion des contrats au sein des laboratoires


Placé(e) au sein du département DAR, le ou la gestionnaire scolarité des doctorants assurera la gestion administrative des étudiants de l’ESPCI et de l’Institut Curie depuis leur inscription en thèse jusqu’à la délivrance du diplôme du doctorat.

Gestion administrative de la scolarité des doctorants :
Gérer administrativement les inscriptions et réinscriptions en doctorat
Renseigner, vérifier la base de données ADUM et vérifier l’intégrité des saisies
Contrôler les dossiers de candidature, assurer la tenue de tableaux de bord d’après les données extraites de l’application de gestion des doctorants (ADUM)
Elaborer des tableaux d’indicateurs (enquête SISE)
Organisation des soutenances de doctorat et HDR:
Contrôler et valider les informations saisies par les doctorants relatives aux membres du jury, à la composition du jury et ce en conformité avec la réglementation, éditer les courriers aux rapporteurs, coordonner la réception des pré-rapports, obtenir les signatures pour l’autorisation de soutenir, éditer le procès-verbal de l’avis de soutenance, envoyer les convocations au jury et au candidat, réceptionner et traiter les PV et les documents de soutenance

Délivrance des diplômes
Editer et envoyer les attestations de réussite aux docteurs
Editer et envoyer les diplômes

Accueil et recrutement des doctorants
Informer les doctorants étrangers des procédures administratives françaises en lien avec le service des relations internationales de l’ESPCI et le welcome desk de PSL.
Participer à la mise en place des contrats doctoraux en lien avec la Direction des Ressources humaines de l’ESPCI : collecter les fiches de renseignement et documents nécessaires à l’établissement des contrats
Mettre en place les conventions de cotutelles de thèse l’internationale avec les partenaires étrangers
Organiser annuellement la journée d’accueil des doctorants
Transmettre aux doctorants les actualités concernant leur doctorat

Coordonner les informations concernant le financement des CSR en lien avec la DAR et le laboratoire d’accueil ainsi que le paiement des bourses en lien avec le service comptabilité.

Si l’activité le permet (période février-juillet) : travailler en renfort du pôle contrat de recherche et du pôle Europe pour réaliser des missions telles que du titrage ou du reporting.


Connaître les règles de scolarité et plus précisément la réglementation applicable aux modalités d’inscription et de validation des diplômes de doctorat
Maitrise de l’anglais appréciée
Capacitéà interagir avec les structures dédiées au doctorat
~ Avoir le sens de l’accueil
Utiliser des logiciels de bureautique
Aptitudes relationnelles avec le public et dans l’environnement professionnel
Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels
Formation requise (ou diplôme) :
~ Niveau IV : Baccalauréat ou diplôme équivalent


Catégorie : B
Filière : Administrative et technique

par voie contractuelle pour une durée d'un an pour les agents non titulaires.
Les candidatures de personnes disposant de la RQTH sont encouragées. Ces personnes peuvent bénéficier d’un dispositif de recrutement dérogatoire de la Ville de Paris pour l’accès à l’emploi de titulaire.
Pour tout complément d’informations, contacter : Lucie EBRAN (lucie.Métro ligne 7 (Place Monge/Censier Daubenton) - RER B (Luxembourg) - Bus 21, 27 & 47 - 3 Vélib’ stations à proximité.