Agent polyvalent - officier d'état civil (h/f)

Le/la responsable de mairie annexe administre la mairie annexe sous l’autorité hiérarchique du responsable du service « coordination des mairies annexes ». Il/elle travaille également en liaison transversale étroite avec le responsable du service état-civil, et ceux des autres services ayant un relai au sein de la structure (régie des recettes, affaires scolaires, C.C.A.S., et tous autres services à venir dans le cadre du renforcement de l’offre de services au sein des mairies annexes).

Temps complet : 35 heures
- Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuelle (article L332-8 du code général de la fonction publique).

Activités principales:

• Organise l’accueil des administrés et l’instruction de tout type de dossiers : état-civil, passeports et CNI, Aide Sociale Légale, inscriptions scolaires, régie des recettes de la restauration scolaire, préparation des mariages, relais avec le CCAS, l’ensemble des pôles et la direction des actions juridiques et instances

• Officier d’état civil délégué : dresse tous les types d’actes d’état-civil (actes de naissance, de décès, de mariage, de reconnaissance…), assure le contrôle et signe les actes, appose les mentions et transcriptions, assure leur publicité, prépare et vérifie les dossiers de mariage et de PACS, demandes de changement de noms et de prénoms…

• Organise les tâches des agents et supervise leur travail : organise, encadre et supervise le travail des agents placés sous sa responsabilité, assure leur évaluation annuelle ainsi que la gestion prévisionnelle des congés, et valide les congés des membres de son équipe.

• S’assure du bon entretien des locaux et de leurs abords, de leur propreté et du bon fonctionnement des services

• Organise administrativement la célébration des mariages et baptêmes civils ainsi que leur logistique sur site

• Apprécie le certificat médical en cas de décès

• Délivre les autorisations de fermeture de cercueils ainsi que les permis d’inhumer

• Organise le travail des agents de sa structure et tient à jour la comptabilité de la sous-régie de recette

• Accompagne le développement des offres de services à la population au sein de la mairie annexe dont il/elle est responsable

• Astreinte soir et week-end possibles

Activité spécifique:

• Instruction des dossiers de demandes de passeports et cartes nationales d’identité (si la structure dispose d’un dispositif de recueil de données biométriques) : organise la prise de rendez-vous, l’accueil des administrés, le contrôle administratif des pièces justificatives et la saisie informatique des demandes de titres, leur suivi et la gestion des incidents en lien avec les services préfectoraux jusqu’à la remise des titres au demandeur.

Formations et qualifications obligatoires:
- Connaissance de la réglementation relative à l’état-civil

Savoir:
- Connaissances des règles juridiques et procédures applicables dans les différents domaines d’intervention d’une mairie annexe
- Connaissance des règles de fonctionnement de la Mairie et des autres administrations
- Connaissance en techniques d’encadrement d’équipe

Savoir-faire:
- Être capable d’appliquer et de superviser les procédures, règlements et règles administratives dans les différents domaines d’activité
- Être capable d’organiser et de superviser les activités des agents
- Maitriser les outils et techniques de recherche d’information ou d’orientation
- Être capable de communiquer efficacement : écouter, expliquer
- Être capable de hiérarchiser les priorités, d’argumenter
- Savoir animer et conduire une réunion d’équipe
- Maîtriser les logiciels spécifiques à l’activité et les serveurs de la collectivité

Savoir-être:
- Organisé(e)
- Méthodique
- Être respectueux et attentif vis-à-vis de la population
- Être attentif à l’image de la collectivité, aux comportements professionnels de l’équipe
- Capacité à réguler des relations interindividuelles
- Être réactif face à des situations de risque individuel ou pour la collectivité
- Avoir le sens de la pédagogie : savoir expliquer, vérifier la compréhension, transférer des pratiques professionnelles
- Savoir travailler en équipe
- Être exemplaire sur l’application des modalités d’accueil de la population et l’application des procédures
- Sens relationnel important, ainsi que du dialogue et de l’écoute
- Faire preuve de discrétion et de diplomatie
- Disponibilité