Secrétaire général h/f

L'APIJ est un établissement public administratif du ministère de la Justice qui conçoit et réalise les principales opérations d'investissement immobilier pénitentiaire et judiciaire programmées par la Chancellerie.
Environ quatre-vingt opérations judiciaires et pénitentiaires en cours d’étude ou de travaux, de 10 à plus de 100 millions d’euros chacune, sont réparties entre les 50 chefs de projet de l’Agence.
Par ses méthodes de travail et son savoir-faire, l’Agence est à l’avant-garde des services publics en matière de constructions d’équipements publics et de conduite de procédures complexes.

L’APIJ est situé au 67 avenue de Fontainebleau au Kremlin-Bicêtre (proche de porte d’Italie). Deux directions de programmes domiciliées en Guadeloupe gèrent les opérations basées aux Antilles.


Affectations et missions :
Le secrétaire général exerce sa mission sous l’autorité hiérarchique du directeur général.
Pour réaliser l’ensemble de ces missions, le secrétaire général peut s’appuyer sur un adjoint avec lequel il forme un binôme, le secrétaire général adjoint pouvant le suppléer ou le représenter auprès de l’ensemble des services, des instances et réunions, ainsi que des partenaires externes.
Le secrétaire général, avec son adjoint, pilote, organise et coordonne l’activité des 5 directions transverses du secrétariat général, qui regroupent environ une quarantaine de collaborateurs et apportent, d'une part un appui et une expertise juridique, financière et technique aux équipes de projet chargées de la réalisation des constructions confiées à l'Agence et, d'autre part, assurent la gestion des ressources humaines et des moyens de l’établissement.
Les 5 directions transverses sont : la direction juridique et des marchés, la direction du foncier, de l’urbanisme et de l’environnement, la direction des ressources humaines, la direction des finances et du contrôle de gestion opérationnelle, ainsi que la direction de l’information et de la gestion de l‘environnement de travail.
Le secrétaire général peut s’appuyer sur une chargée d’appui transverse et, le cas échéant, des chargés de mission, dont un chargé de mission en charge de la performance et de l’audit.
Le secrétariat général travaille en étroite collaboration avec l’agence comptable, notamment le service facturier qui lui est rattaché.
Les champs couverts par le secrétariat général sont : la commande publique et les achats courants de l’établissement? le droit de l’urbanisme et de l’environnement, les finances publiques, ainsi que la gestion administrative, budgétaire et comptable applicable à un établissement public administratif, notamment la GBCP, la performance, le contrôle de gestion et la comptabilité analytique, le contrôle interne, la maîtrise des risques et l’audit, le management de la qualité et de la connaissance, le développement et la gestion des ressources humaines, le droit social et le droit de la fonction publique, la gestion de la logistique, de l’immobilier, des ressources numériques et des systèmes d’informations ; la sûreté des locaux et la prévention des risques professionnels, l’archivage et la documentation, la gestion de l’intranet et de l’information interne, ainsi que de la gestion de la marque employeur et de la Responsabilité sociale et environnementale (RSE) ; la gestion de différentes instances dont le conseil d’administration, le CSA,…
Activités :
* Il participe à la définition de la stratégie de l’établissement, notamment sur les volets qui relèvent directement de sa compétence (appui opérationnel et Support, notamment à travers des schémas directeurs et stratégies pluriannuelles des ressources, … ; déclinaisons de politiques publiques relevant de la RSE), et organise la mise en œuvre des orientations stratégiques de l’APIJ,
* Il contribue à l’élaboration du contrat Objectifs et Performance, veille à sa déclinaison (suivi des indicateurs de performance, suivi de sa réalisation, …) par tous les services dont ceux du secrétariat général,
* Il prend en charge des projets transversaux à la demande du directeur général ou sur sa propre initiative afin d’améliorer le fonctionnement de l’établissement, comme l’élaboration de chartes (Informatique, managérial, …) ou de plans d’action (Egalite - Diversité, Service Public Eco Responsable – Sobriété, RGPD et sécurité informatique, GPEEC, …),
* Il appuie le directeur général dans le cadre du dialogue social et de la politique de prévention des risques professionnelles, notamment en matière de prévention des RPS, de promotion de la qualité de la vie au travail et de l’amélioration continue des conditions de travail,
* Il entretient des liens étroits avec les directions opérationnelles, veille à la qualité des relations et interactions, les accompagne dans toutes les problématiques RH et managériales, financières et contrôle de gestion (maîtrise du budget) ou juridiques,
* Il participe aux différentes instances, notamment le CODIR, le CONSDIR, le CA, le CSA, …, et différentes instances fonctionnelles (commissions de marché,…) et opérationnelles.
* Il prépare, en lien avec le directeur général, l’adjoint au directeur général et les membres du CODIR, le conseil d’administration. Il prépare et participe à l’animation du conseil social d’administration.
* Il entretient des liens étroits avec les partenaires externes relevant de son champ de compétences (Bureaux de la tutelle MJ ou DB, CBCM, autres).
* Il pilote les comptes-rendus de gestion et enquêtes à fournir aux tutelles et organes de contrôle (DPGECP, PAP/RAP en vue des lois de finances, comité d’audit interne, cour des comptes, enquêtes achats…).
* Il dispose d’une large délégation de signature, et assure la continuité de service en cas d’empêchement ou d’absence du directeur général et de l’adjoint au directeur général.

Cette description prend en compte les principales responsabilités, elle n’est pas exhaustive.
Poste susceptible d’évolutions.

Enjeux du poste
Le Secrétariat Général est particulièrement attendu sur les sujets suivants :
* Fournir à la direction générale des éléments de prospective sur le périmètre de l’activité et être conseil et force de proposition sur la conduite de l’établissement public,
* Pilotage pro-actif des ressources humaines, d’une grande diversité, à la fois pour ajuster rapidement les moyens et les compétences au plan de charge évolutif de l’agence et répondre aux difficultés de recrutement et de fidélisation dans un secteur très concurrentiel (refonte du cadre de gestion, un enjeu majeur),
* Sécurisation juridique des actes, qu’il s’agisse des actes produits dans le cadre des opérations (marchés), des actes relatifs au fonctionnement de l’agence ou ceux présentés à la validation du conseil d’administration,
* Solidité du contrôle de gestion, essentielle au pilotage des opérations dans le respect notamment des délais et des coûts,
* Assurer le bon fonctionnement des directions en supervisant les activités courantes, en coordonnant les équipes et en anticipant les besoins pour répondre aux impératifs opérationnels.

Profil recherché
* Poste ouvert aux fonctionnaires (détachement, A+, emploi de direction – encadrement supérieur), en priorité, et aux contractuels,
* Poste qui convient à un administrateur de l’Etat ou à un attaché Hors classe ou à tout agent appartenant à un corps équivalent disposant des compétences attendues,
* Expérience significative en management et sur des fonctions transverses,
* Expérience de direction dans la fonction publique d’Etat de préférence, avec expérience éprouvée dans un établissement public administratif, ou autres fonctions publiques, voire dans le secteur parapublic,
* Une expérience dans la maitrise d’ouvrage serait regardée avec intérêt.

Qualités requises
* Très bon niveau de management d’équipes très professionnelles,
* Grand dynamisme, vaste culture administrative,
* Très bonne maîtrise du raisonnement juridique, capacité à travailler sur la base d’une méthodologie rigoureuse,
* Bonne connaissance des processus budgétaires,

Esprit de synthèse, réactivité, qualités de rédaction, qualités relationnelles.
Diplômes et titre requis/expérience
Niveau : 7 master ou diplôme équivalent, diplômé de l’IEP.
Métier de référence
Secrétaire général
Conditions et avantages - Informations complémentaires
* Recrutement par voie de détachement pour les fonctionnaires et en CDD ou CDI pour les contractuels. Rémunération en fonction du profil et de l'expérience en accord avec le cadre de gestion de l'établissement,
* L'APIJ dispose d'une charte de télétravail. Possibilité jusqu’à 3 jours de télétravail, au-delà de 3 mois de présence, avec équipements en conséquence,
* Prime annuelle : 600€ de prime par an, sous réserve d’atteinte des objectifs collectifs de performance,
* Régime horaire au forfait, 20 jours d’ARTT et 25 jours de congés annuels,
* 75% de prise en charge du pass navigo et 15€ par mois pour la mutuelle,
* Un EPA à visage humain, de petites communautés de travail,
* Des bureaux modernes avec des espaces de travail agréable,
* Accès à un restaurant interne d’entreprise,
* Amicale dynamique : prise en charges culturelle et sportives à hauteur de 50% dans la limite de 200 €.