Gestionnaire dispositif d'ingénierie h / f

Au sein de la direction régionale de l'ingénierie et innovation, le gestionnaire dispositif d'ingénierie H / F assure la gestion du volet administratif et accompagne la réalisation des projets.

Gestion de production :

Assure la saisie de la production des prestations d'accompagnement des consultants dans les différents SI : GESPERS, GESPROD, PANDA, SAGA…

Contribue à la création et à la mise en forme de livrables liés aux prestations, les centralise et en vérifie la conformité, les transmets aux clients et les archive.

Assure le rendu-compte du chiffre d'affaires en lien avec le budget prévisionnel et les activités mensuelles des consultants dans une base de données.

En lien avec les consultants et les responsables de projet liées à l'accompagnement, assure le suivi régional (renseignement des tableaux de suivi) :

1. des missions nationales de service public : Déclic pour l'Action, HOPE, Mixité, Handicap, Etudes Prospective…
2. des programmes nationaux : prépa compétences, VAE, Promo 16-18…

Contribue, en lien avec le service ADV, à la facturation des prestations réalisées par l'équipe régionale.

Contribution à l’administration et à la gestion du personnel :

Suit et met à jour les CV des équipes régionales dans le cadre de réponse à appel d'offre, appel à projet et / ou appel à manifestation d'intérêt.

Crée et met à jour des outils partagés pour l'équipe : Teams, Share point..

Assure le suivi et la gestion du temps et des activités de l'équipe sur GTA.

Suit le plan de formation de l'équipe et des licences / outils.

Contribution à l’administration et à la gestion des achats :

Réalise l'inventaire, la préparation, le traitement et le suivi des commandes du service : grosses fournitures (hors fournitures administratives) en lien avec le.la logisticien.ne-approvisionneur.se.

Saisit dans nos SI la valorisation des actions réalisées par les équipes de la Direction régionale de l’Ingénierie.

Réalise les demandes d'achats via notre SI achats concernant les activités de la direction de l’ingénierie.

Demande les devis aux fournisseurs.

Dispositifs Formation / Accompagnement / Certification :

Suivi des demandes de création de sessions règlementaires (annulation / report / clôture des demandes…).

Appui et / ou création des sessions sur la plateforme Forprev.

Suivi des non-conformités pour les prestataires.

Gestion des BAL générique (Hope, Jury, VAE..).

Suivi des actions dans le cadre des Marcos processus :

Communiquer sur les évolutions des dispositifs réglementaire comme le SST, PRAP... auprès des sites franciliens en appui des ingénieurs de formation.

Veille sur les applicatifs :

Recueil, analyse, synthèse des informations, de la documentation dans le cadre des projets.

Rédaction de documents :

Préparation des réunions et séminaires (de l'ordre du jour jusqu'au compte-rendu).

Mise à jour des tableaux de pilotage.

Compétences :

Connaissance de l'offre de service ingénierie de parcours et de formations, des types de financeurs.

Compétences rédactionnelles (prise de notes, préparation des ordres du jour, rédaction des comptes-rendus).

Maitrise des outils bureautiques, notamment Excel (Elaboration de tableaux de bord) permettant un suivi régulier de l'activité.

Coordonner et suivre des projets, savoir travailler en mode projet.

Capacité à s'adapter à son interlocuteur.

Capacité à prendre des initiatives.

Capacité à travailler au sein d'une équipe pluridisciplinaire et en réseau.

Proactivité à chercher et vérifier l'information.

Aisance à l'oral.

Sens du service.

Sens de la confidentialité.

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