Secretaire assistant enfance jeunesse famille - protection maternelle et infantile (h/f)

Le Département de la Savoie recherche un secrétaire assistant Enfance Jeunesse Famille - Protection Maternelle et Infantile (H/F) à temps complet.

Description :

Les Maisons Sociales du Département (MSD) mettent en œuvre les politiques départementales en matière d'action sociale. Elles proposent des solutions adaptées aux problèmes sociaux rencontrés par les populations à partir de l'analyse des besoins locaux. Elles agissent en partenariat étroit avec les acteurs locaux du champ de l'action sociale.

Les MSD regroupent près de 460 agents répartis au sein des Services Cohésion Sociale, Service EJF/PMI Protection, Services EJF/PMI Prévention, Service PA/PH, Service PMI, Service Ressources administration générale et des Centres Sociaux du Département (CSD).

En tant que secrétaire assistant Enfance Jeunesse Famille - Protection Maternelle et Infantile (H/F) vous serez chargé de recueillir et traiter les informations nécessaires au bon fonctionnement administratif du service EJF et PMI.

Vous secondez le(s) chef(s) de service EJF et PMI, la psychologue et les travailleurs sociaux, dans l'organisation de leurs activités et du travail des équipes. Vous garantissez un accueil physique et téléphonique de premier niveau et assurez le traitement direct de dossiers selon les modalités définies avec la hiérarchie.

Vous participez à la continuité de service de la MSD en matière d'accueil du public et de permanences des secrétariats.

Accueil :

* Assurer un premier niveau d'accueil téléphonique en apportant des réponses et/ou orientant les appels entrants

* Garantir un premier niveau d'accueil physique du public, des professionnels et des partenaires

* Contribuer au fonctionnement global du siège de la MSD afin d'assurer la continuité des services

Secrétariat :

* Garantir la conformité des procédures administratives mises en œuvre

* Réaliser le traitement administratif de tous types de courriers, notes ou dossiers (rédaction, frappe, mise en forme...)

* Effectuer la réception, la distribution et l'affranchissement du courrier entrant ou sortant

* Assurer le secrétariat du/des chef(s) de service EJF et PMI, de la psychologue et des travailleurs sociaux (interlocuteur privilégié, suivi des dossiers et agenda)

* Assurer le traitement administratif des situations et des dossiers

* Garantir le suivi documentaire, le classement et l'archivage des dossiers médico-sociaux

* Rédiger les comptes rendus de réunion

Contribution aux activités de la Maison sociale :

* Organiser les agendas de l'équipe

* Assurer le suivi de la planification et l'organisation logistique des réunions (salle, matériel...)

* Organiser et coordonner la circulation des informations au sein du service, et assurer la liaison entre les membres de l'équipe

* Participer au recueil et à l'exploitation des données nécessaires à l'observation des besoins locaux (statistiques...)

* Assurer l'élaboration et le renseignement des tableaux de bord et outils de pilotage du pôle (recueil des données, tenue de statistiques, bilan d'activité, aide aux aidants...)

* Garantir la préparation des dossiers examinés lors des commissions et instances, et en assurer le suivi (CRIP, bilans, synthèses, suivi des établissements, des assistantes familiales et maternelles ...)

* Prendre en charge le suivi des dossiers spécifiques

* Réaliser l'interface entre les interlocuteurs et le travailleur social dans le cadre du suivi administratif quotidien des dossiers

* Effectuer les recherches d'informations juridiques ou techniques destinées au traitement de dossiers

* Assurer la collecte des informations actualisées et les diffuser auprès des travailleurs sociaux concernés

* Participer à la continuité de service au sein du service et au sein de la Maison sociale du Département

Vous maîtrisez le domaine médico-social ainsi et la législation sociale. Vous maîtrisez les techniques de secrétariat et d'accueil ainsi que les logiciels bureautiques (Word, Excel...).

Disponibilité, adaptabilité, aisance relationnelle, discrétion, confidentialité, rigueur et méthode, aptitude à la gestion du temps et des priorités, travail en équipe sont des atouts indispensables pour le poste.

Rejoignez l'équipe du Département !