PRÉSENTATION - MISSIONS
Dans le cadre d’un projet immobilier de grande ampleur, le ministère de la Culture a décidé la création d’un centre de ressources documentaires composé d’une entité principale qui ouvrira en avril 2025 au rez-de-chaussée du 182, rue Saint-Honoré et d’une annexe sur le site du Quadrilatère des Archives. La mission de la politique documentaire (MPDOC) assure la gestion et l’organisation de ces espaces.
L’analyse des besoins et des attentes des agents du ministère et l’évolution des pratiques ont mis en avant la nécessité de créer des lieux dynamiques et innovants. Ces espaces doivent ainsi devenir de nouveaux outils pour les agents et les directions : outils d’information et de formation, outils d’appui à la réflexion et de valorisation de leur action. Ils sont également un levier de développement du soutien documentaire au service du ministère. A ce titre, ils sont prioritairement dédiés aux agents du ministère et aux directions et délégations qui composent le ministère de la Culture.
Les missions du titulaire s’inscrivent dans les objectifs définis pour faire vivre ces espaces : des lieux favorisant l’échange, la création, la transmission et l’innovation.
Ainsi, sous l’autorité du chef de mission, vous définissez et faites évoluer la politique d’animations et d’événementiels du centre de ressources en vous appuyant sur l’analyse des besoins des services et des agents du ministère. Vous garantissez une gestion et une animation dynamiques tout en participant activement au développement des ressources.
Ces missions peuvent se décliner ainsi :
1. Gérer et organiser l’activité du centre de ressources et de son annexe. Dans ce cadre, vous :
2. Pilotez la structure documentaire en ce que vous :
* assurez son fonctionnement (accueil, organisation, logistique),
* gérez l’accès aux ressources,
* gérez les moyens alloués à l’activité sur les aspects techniques, humains (exemple : organisation des plannings de permanences) et financiers (achats des ressources documentaires et financement de convention de partenariat).
1. Participez à la politique d’achat de ressources.
2. Contribuez au dispositif d’accueil, de conseil, et de formation des utilisateurs à l’utilisation des ressources sur site ou à distance.
3. Communiquez sur les activités menées, valorisez les expériences réussies et participez à la communication institutionnelle de la MPDOC.
4. Créez un réseau avec les divers producteurs de documentation au sein du ministère afin d’alimenter le centre dans l’objectif de la valorisation des activités des services du ministère, et au premier chef l’activité de production documentaire.
5. Définissez des indicateurs de pilotage afin de rendre compte de l’activité et de son évolution.
Concevoir et mettre en œuvre un programme d’animations et d’événementiels. Dans ce cadre, vous :
1. Pilotez et coordonnez la mise en œuvre des manifestations (conférences, séminaires, événements, etc.), sur les aspects logistiques et administratifs (conventions, commandes et facturation le cas échéant).
2. Définissez avec les services de l’Administration centrale un calendrier d’événements et assurez leur mise en place avec ceux-ci et leur suivi.
3. Recherchez et mettez en œuvre des thèmes de manifestations avec les autres entités du ministère (SCN, DRAC, EP) et d’autres administrations dans une démarche pro-active.
4. Assurez la promotion et la communication du centre.
5. Participez à l’animation et au développement des partenariats et des réseaux professionnels.
L’ensemble de ces missions s’exécute en lien étroit avec la Mission de communication interne et les services support du ministère.
Cet aspect du poste comprend une participation aux tâches communes d’accueil et de renseignement du public.
Ces missions, prioritaires, sont évaluées à environ 2/3 d’un temps plein.
Le Secrétariat général apporte une forte attention aux besoins en information et documentation des services, qui se traduit par la création des centres de ressources et une réévaluation du budget consacré aux achats documentaires. Aussi, des missions de suivi et de gestion resserrés viennent compléter le poste.
Dans ce cadre, le titulaire participe, avec le chef de mission et en pleine articulation avec la responsable de la cellule transversale, aux actions suivantes :
* Suivi budgétaire et administratif des achats documentaires (estimation des besoins budgétaires pour l’année, suivi et évaluation réelle des ressources acquises, contrôle et suivi des prestations réalisées permettant la certification du service fait pour mise en paiement).
* Participation à l’élaboration, la mise en place et le suivi de contrats, marchés publics et conventions.
* Négociation et suivi des contrats en lien avec les prestataires.
* Gestion des abonnements à la presse et aux revues, format papier et électronique, via les prestataires du ministère.
* Participation aux travaux de niveaux ministériel ou interministériel concernant les achats documentaires et les abonnements et relations avec les Directions et les services du ministère sur le sujet.
Ce poste comporte également une réflexion sur l’évolution de la fonction documentation au sein du ministère et sa mise en œuvre.
PROFIL RECHERCHÉ
Compétences techniques
* Capacité à élaborer et conduire un projet
* Maîtrise des opérations de logistique évènementielle
* Compétences organisationnelles, rédactionnelles et relationnelles indispensables
* Maîtrise des outils logiciels de portail documentaire et connaissance des technologies associées (veille, indexation, codification, diffusion, publication) (Formation assurée en interne ou externe)
* Règles de gestion budgétaire
* La connaissance du ministère de la Culture serait un plus
Savoir-faire
* Sens de l’organisation et rigueur
* Intelligence créative et prospective
* Grande aisance relationnelle avec différents types d’interlocuteurs
* Travailler en équipe
* Réactivité, pragmatisme et capacité à gérer les imprévus
* Capacité à rendre compte
CONDITIONS PARTICULIÈRES D’EXERCICE
Ce poste nécessite des contacts très réguliers avec les différents intervenants et une présence ponctuelle mais très régulière au centre de ressources. Les possibilités de télétravail sont à envisager dans ce cadre.
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