Responsable du service courrier

Missions managériales:

- Veiller à la bonne marche du Service,
- Assurer la coordination des tâches de chaque agent,
- Gérer toutes les demandes des agents du service, à savoir le planning des congés, les demandes d’achats, les commandes, les ordres de missions, les notes de service, les rapports, les rendez-vous avec les organismes extérieurs de la Mairie en rapport avec le service,
- Assurer la gestion des demandes administratives d’une manière directe ou indirecte avec les organismes externes de la collectivité tels que la Préfecture, la Sous-Préfecture, la Poste, la Gendarmerie et autres…
- En période d’élections, coordonner la mise à disposition du personnel administratif pour la réception et l’enregistrement des listes des candidats et des coursiers pour la transmission des documents vers tous les bureaux de vote de la commune le jour de l’élection.

Missions techniques:
- Réceptionner le courrier, ouvrir les plis,…
- Trier le courrier service par service, classer dans un dossier pour le service,
- Enregistrer le courrier sous le logiciel CINDOC, attribuer un numéro au courrier,
- Numériser les documents, archiver la fiche sous CINDOC,
- Envoyer le courrier au supérieur hiérarchique pour contrôle,
- Après contrôle: imprimer les bordereaux, pointer le courrier,
- Transmettre aux services (casier prévue à cet effet et cahier de transmission),
- Accueillir et réceptionner le courrier des administrés (particuliers, entreprises…),
- Effectuer des recherches courriers pour les services par téléphone,
- Etablir les ordres de missions