Secrétaire du service social h/f

RESPONSABILITÉS :

Localisation Géographique : Hôpital Mercy
Secteur d'affectation : Équipe sociale de territoire
Dénomination du poste : Secrétaire du service social
Grade : Adjoint Administratif
Liens Hiérarchiques :
Cadre
Directeur Adjoint des Ressources Humaines
Directeur des Ressources Humaines
Poste à 100%
Heures hebdomadaires : 37h30 - soit de 8h30 - 16h du Lundi au Vendredi
Catégorie : C
Service : Santé au Travail - CHR Metz-Thionvill
MISSIONS - FONCTIONS PRINCIPALES
Gestion des appels et prise de rendez-vous :
- Accueillir et orienter les appels des agents du personnel hospitalier.
- Planifier les rendez-vous pour les agents avec les différents membres de l'équipe sociale (assistantes sociales du personnel, psychologue du travail, ergonome).
- Assurer la coordination entre les agents et la cadre en charge de l'équipe sociale du territoire.
Suivi administratif du matériel ergonomique :
- Être le lien avec le service de santé au travail pour la gestion des demandes de matériel ergonomique pour le personnel en situation de handicap ou de besoins spécifiques.
- Suivre l'achat du matériel en lien avec la convention FIPHFP (Fonds pour l'Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique).
- Assurer la mise à jour des dossiers relatifs aux équipements et à leur utilisation.
Suivi des tableaux de bord et des indicateurs :
- Mettre à jour le tableau de suivi des bénéficiaires de l'obligation d'emploi, en collaboration avec la cadre.
- Assurer le suivi des achats de matériel en lien avec la direction des achats et les services financiers.
- Gérer les tableaux de suivi des dépenses en lien avec le budget alloué au matériel ergonomique, et avec les services financiers pour la gestion de la comptabilité
Gestion des agendas et organisation des permanences :
- Organiser les agendas de l'équipe sociale de territoire et des intervenants externes.
- Planifier les permanences sur les différents établissements hospitaliers, en coordination avec les autres établissements du centre hospitalier régional.
- Assurer la bonne organisation des interventions et visites des professionnels de l'équipe sociale.
Support à la gestion administrative :
- Participer à la gestion administrative générale de l'équipe (gestion des courriers, rédaction de documents administratifs, etc.).
- Contribuer à la mise à jour des dossiers administratifs des agents en situation de handicap ou de besoins spécifiques.
- Assurer la gestion des demandes administratives courantes des professionnels de l'équipe sociale.

PROFIL RECHERCHÉ :

Diplôme :
Formation de niveau Bac à Bac +2 en secrétariat, gestion administrative ou équivalent.
Expérience préalable dans un poste administratif (idéalement dans le secteur hospitalier ou social) est un atout.
Compétences techniques :
Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, etc.).
Compétences en gestion administrative, suivi des tableaux de bord et gestion des agendas.
Connaissance des procédures administratives liées aux achats et au suivi de budget.
Connaissance des procédures de santé au travail et de suivi des agents en situation de handicap.
Connaissance des outils de gestion du FIPHFP et de ses démarches (financement de matériel ergonomique).
Compétences relationnelles :
Sens de l'écoute et capacité d'accueil téléphonique.
Autonomie et rigueur dans l'organisation des tâches administratives.
Capacité à travailler en équipe et en collaboration avec différents services internes et externes.
Qualités personnelles :
Discrétion et respect de la confidentialité des informations.
Proactivité et sens de l'initiative.
Adaptabilité aux différents besoins administratifs et sociaux.

Experience: Débutant accepté

Qualification: Employé qualifié

Pour en savoir plus : https://www.chr-metz-thionville.fr/sites/default/files/2024-06/Chiffres%20cl%C3%A9s%202023_compressed.pdf