Chargé d'accueil et du secrétariat (h/f) - maison de la citoyenneté et de la vie associative

CHARGE D’ACCUEIL ET DU SECRETARIAT

MAISON DE LA CITOYENNETE ET DE LA VIE ASSOCIATIVE H/F

Domaine :

Administratif - associatif

Cadre d’emploi :

C

Nature de l’emploi :

Ouvert aux fonctionnaires et aux contractuels

Nature du contrat :

Régime statutaire/Contractuel

RIFSSEP :

GP5, NIV1, GR2

Management :

Non

Télétravail :

Non

Date limite de candidature : 31/12/2024

Présentation générale

Intégré(e) à la direction de la démocratie locale, vous êtes rattaché(e) au service Vie citoyenne et associative. Sous la responsabilité de la responsable Vie citoyenne et associative, en lien avec les autres membres du service et les différents services de la ville, le ou la chargé(e) d’accueil de la Maison de la citoyenneté et de la vie associative combine des responsabilités liées à l'accueil physique et téléphonique des visiteurs, ainsi que des tâches administratives et organisationnelles.

VOS MISSIONS
- L’accueil physique et téléphonique : renseignements et réservations des usagers (membres des associations et particuliers),
- Les réservations et la gestion des salles dédiées aux associations, aux autres services et aux particuliers
- La préparation des salles et la gestion du matériel (informatique, photocopieuse, café, fournitures…)
- Le maintien de l'organisation et de la présentation soignée des espaces communs et de l’accueil (affichage, calendrier des réservations, documentation mise à disposition des publics),
- La gestion des réservations des autres salles municipales en interne,
- L’utilisation de logiciels informatiques pour effectuer des demandes d’interventions techniques et la rédaction de bons de commandes,
- La gestion des bases de données et des fichiers (contacts, dossiers).
- La relève et la transmission du courrier des associations,
- La rédaction et la saisie des courriers du service ainsi que le suivi des parapheurs,
- La participation à des événements en appui du service,
- Autres missions et activités selon les nécessités du service et de la direction.

PRÉREQUIS ET CONDITIONS DE TRAVAIL
- Horaires de soirée et de week-end à prévoir
- Connaissance des acteurs institutionnels et associatifs sociaux et culturels,
- Capacité à être quotidiennement en relation avec les publics accueillis,
- Expérience dans une structure similaire souhaitée,
- Maitrise des outils bureautiques
- Disponibilité en soirée et le week-end lors des événements organisés

PROFIL RECHERCHÉ
- Qualités relationnelles et rédactionnelles
- Capacité de synthèse, d’organisation, d’adaptation et d’autonomie
- Sens du service public et du service aux usagers
- Sens du travail en transversalité et en équipe

CONDITIONS DE RECRUTEMENT
- Rémunération statutaire + Régime indemnitaire + Complément Indemnitaire Annuel
- 40 heures par semaine
- 25 congés annuels + 27 ARTT
- Remboursement à 100% des transports en commun pour les agents non Kremlinois