Assistant(e) du préfet

Description du poste

Groupe RIFSEEP: 1

Vos activités principales:

En votre qualité de secrétaire du préfet, vous serez amené(e) à :

-Tenue et suivi de l’agenda (gestion du calendrier électronique, prises de rendez-vous, constitution des dossiers de réunion).

- Traitement du courrier

- Comptabilité et suivi des dépenses,

- Suivi du courrier, du chrono et des parapheurs

- Rédaction de comptes rendu de réunion

- Recevoir les appels et accueillir les rendez-vous du préfet (gérer l'accueil physique et téléphonique, remplir les tâches diverses et ponctuelles liées au fonctionnement du service)

- Assurer la logistique et le fonctionnement administratif du service (commande de fournitures, aide à la préparation et organisations de réunions, envoi et réception du courrier, réservation de salle, du chauffeur, etc.)

- Tenue de tous les fichiers contacts de l’annuaire (mail, numéro de tel, etc.)

- Suivie de la boite mail dédiée au préfet.

Dans le cadre des visites officielles : participation à la constitution du dossier préfet, accueil des délégations, participation à la bonne tenue des séquences de travail, etc.

Votre environnement professionnel:

Activités du service

Le préfet est le garant de la sécurité civile et de l’ordre public, il met en œuvre sur le territoire les politiques publiques. Pour se faire il dispose d’un cabinet et d’un secrétariat général.

Composition et effectifs du service
La direction du cabinet et le secrétariat général


Liaisons hiérarchiques

Préfet,

Directeur de cabinet

Liaisons fonctionnelles


Les autres services de la préfecture, les services centraux du ministère de l’intérieur, pompier policiers, gendarmes, collectivités, opérateurs publics et privés etc.