Secrétaire

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Apporte une aide à l’ensemble de l’équipe du service des Archives en termes d’organisation, de gestion
Secrétariat : mise en forme de documents, rédaction de courriers, réalisation de planning de congés, enregistrement des courriers arrivée et départ, veille des courriels, accueil des usagers. Missions / conditions d'exercice MISSIONS SPÉCIFIQUES
Comptabilité : maîtrise du logiciel de comptabilité Astre (réalisation de bons de commande, traitement de factures). Suivi des relevés de formalités. Tenue du standard

MISSIONS COLLECTIVES
Participe aux réunions de service et aux projets transversaux de la direction des Archives départementales Profils recherchés SAVOIR
Organisation et fonctionnement de la collectivité
Procédures administratives et techniques du service
Expression Écrite et orale
Techniques de secrétariat (dactylographie, prise de note etc.)

SAVOIR FAIRE
Gérer les agendas des agents du service
Gérer les documents du service (copie et assemblage, classement, archivage etc.)
Réaliser les transmissions
Prioriser et diffuser les informations dans le service
Utiliser un outil bureautique (Word, Excel), de travail collaboratif (Outlook, SharePoint) et autre logiciel de gestion


SAVOIR ÊTRE
Écouter les directives et mettre en œuvre les consignes de travail
Respecter les horaires et les délais d’exécution, se rendre disponible pour répondre aux nécessités de service
Faire preuve de rigueur dans la réalisation des tâches quotidiennes
Accueillir le public et les personnes extérieures au service avec amabilité et courtoisie
Faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité des informations traitées