Secrétariat social h/f

Description du poste

Intitulé du poste

Secrétariat social H/F

Métier

Affaires générales - Assistante / Assistant de direction

Missions

La direction de l'insertion recherche pour son service social un.e secrétaire H/F

Votre rôle sera d'accueillir et renseigner le public. Vous devrez identifier et qualifier la demande sociale et orienter vers les services ou professionnels concernés et assurer les missions de secrétariat administratif du service social.

Dans ce cadre, vos missions principales seront les suivantes :

- Indiquer les moyens appropriés à l'accomplissement des démarches.
- Etablir le lien avec les services ou partenaires compétents
- Assurer le suivi administratif des dossiers
- Actualiser la validité des renseignements donnés
- Renseigner et orienter - Instruire et accompagner la demande au plan administratif
- Réaliser des travaux de bureautique et secrétariat

Profil attendu

Vous devez connaître les dispositifs législatifs et réglementaires de l'Action sociale ; l'organisation et l'organigramme de la collectivité ; les partenaires et fonctionnements institutionnels. Vous maitrisez les techniques d'écoute active, de médiation et de communication. Vous savez rédiger un écrit professionnel, utiliser l'outil informatique et vous savez vous adapter aux logiciels et progiciels de la direction. Vous connaissez les règles de secrétariat, classement, archivage, mise à jour des dossiers et fichiers, gestion des stocks, suivi petit matériel de bureau et vous savez vous exprimer correctement.

Vous savez accueillir et renseigner le public :

. accueillir tous types de public avec courtoisie et bienveillance
. s'exprimer clairement et reformuler les demandes, favoriser l'expression de la demande et celle d'un choix
. conserver neutralité et objectivité face aux situations
. respecter les règles de confidentialité et de discrétion
. gérer les situations de stress et réguler les tensions
. réagir avec pertinence aux situations d'urgence
. adapter sa pratique à l'évolution du contexte
. renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
. prendre des rendez-vous

Vous savez identifier et qualifier des demandes sociales :
. identifier la nature et le degré d'urgence de la demande
. établir la différence entre la demande et le besoin réel
. savoir exposer une situation
- orienter vers les services ou organismes compétents :
. rechercher et identifier le service et/ou organisme compétent dans chaque situation

Vous savez assurer le suivi administratif des dossiers :
. vérifier la validité des informations traitées
. coordonner et synthétiser des informations
. appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre
. respecter les délais de transmission des documents
. rechercher des informations notamment réglementaires
. comprendre et appliquer les procédures
. participer à la lisibilité du service, au sein de la Direction de l'Insertion

Vous savez vous adapter aux différents publics accueillis et assurez des conditions d'accueil et d'écoute favorables. Vous faites preuve de discrétion et diplomatie et respect du secret professionnel. Vous savez comprendre et accepter les limites de son intervention. Vous avez la capacité de prendre du recul. Vous savez communiquer et faciliter la communication, travailler en équipe.

Nos avantages

-NBI Accueil: 10 points

- 35 jours de congés + RTT

Vous pouvez également bénéficier (sous conditions) :
- d’une mutuelle employeur participant à votre protection sociale en santé et prévoyance ;
- de la prise en charge financière d’une partie de vos frais de trajets entre votre domicile et votre lieu de travail (75%) ;
- d’un accès gratuit aux musées municipaux de la ville de Bordeaux ;
- de prestations diverses (vacances, loisirs, bien être, accès aux restaurants administratifs).

Date de prise de poste souhaitée

01/09/2024