Secrétaire du cabinet de la présidence (h/f)

Le Président de l'Université est assisté par un Directeur de Cabinet, des vice-présidents, des chargés de mission, et par le directeur général des services, qui forment l'équipe de gouvernance. Le Cabinet est composé d'une directrice de cabinet, du Chef de Cabinet, et de 3 secrétaires.

Le/la secrétaire du Cabinet de la présidence est hiérarchiquement et fonctionnellement rattaché(e) au Chef de Cabinet. Il/Elle est aussi un appui administratif pour le Directeur de Cabinet et peut être amené(e) à travailler directement avec le Président. Il/Elle assure des fonctions polyvalentes de secrétariat technique et logistique. Il/Elle met tout en œuvre pour assurer le bon déroulement quotidien de l'agenda du Président. Ses activités sont articulées à celles des secrétariats du DGS et des Vice-Présidents. Il/Elle est l'interlocuteur privilégié avec les vice-présidences centrales de l'université. Loyal(e) et discrèt(e), il/elle contribue activement à la cohésion et la continuité de service du Cabinet de la Présidence dans un esprit de travail collectif.



Activités principales de l'agent :

* Mettre en œuvre l’agenda du Président, contrôler et suivre les échéances, mettre en oeuvre le calendrier des conférences budgétaires

* Organiser les déplacements professionnels et les réunions, manifestations du Président, soutien technique et logistique

* Etablir les OM, bons de commande et liquidation des frais de déplacements du Président, Directeur de cabinet et des VP Centraux en représentation pour le Président

* Organiser la représentation du Président dans ses mandats extérieurs et aux conseils des structures internes / gérer les renouvellements de mandats

* Suivre le budget de la présidence (relevé dépenses carte achat, véhicule…)

* Répondre aux demandes d'information endogènes et exogènes relevant de son périmètre

* Traiter le courrier postal

* Contrôler les parapheurs mis à la signature du Président, en assurer la bonne circulation

* Coordonner le dispatching des recours étudiants reçus à la présidence, suivre les recours/demandes portées par les politiques et les réponses adressées par les composantes et la DAJI

* Actualiser le carnet de contacts du Président

* Appui administratif ponctuel pour les Vice-Présidents centraux


Conditions particulières d'exercice :

Les activité listées sont susceptibles d'être modifiées / enrichies en fonction de l'évolution du service et des problématiques qui lui sont rattachées.

Activités contraintes par un haut niveau de confidentialité, et une disponibilité importante